ウィズコロナを前提とした生活が始まっていますが、今企業は新しい働き方への対応が求められています。テレワーク、時差出勤、ジョブ型雇用など様々なキーワードが生まれている中、多くの企業で進んでいるのがオフィスの再定義。リモートワークの促進に伴うオフィスの縮小の動きもありますが、単に面積を縮小するということだけではなく、これまでの常識を覆した考え方でオフィスが再定義されているのです。そこで今回は、これまで実際にオフィス縮小に取り組んだ事例をご紹介し、オフィス再定義について考えていきたいと思います。

オフィス再定義と縮小の事例

実際にコロナの影響でオフィス縮小や再定義を行った企業の中から、今回は3つの事例をご紹介します。

富士通株式会社

2020年7月、富士通は国内グループ社員のテレワークを常態とし、既存オフィスの床面積を3年後に50％に削減すると発表。通勤定期券を廃止し、テレワーク環境整備補助として月額5000円を支給することを決定しました。そして、全席フリーアドレスのオフィスを3箇所に設置。さらに、オフィスの形態も3つの目的に分けて整備されました。その3つとは、コラボレートを目的とした「ハブオフィス」、コネクトが意図された「サテライトオフィス」、コンセントレートが目的の「ホーム＆シェアドオフィス」です。単なる経費削減ではなく、オフィスの最適化と社員の生産性向上に着手しています。

株式会社ツクルバ

2020年11月、ツクルバが取り組んだのはニューノーマルに対応した「時間や場所にとらわれず、それぞれが仕事に合わせて働く場を選択する働き方」改革。オフィス床面積を45％縮小し、出社率を50％以下に抑える新しいオフィスの形を開始しました。新オフィスは、コミュニケーションやチームワークがより活発化するための「場の力」を生かして、偶発的なコミュニケーションが生まれる「セレンディピティ」や「お祭り広場」などが設置され、様々な工夫が取り入れられています。

ピクスタ株式会社

2021年2月、本社縮小移転を行ったピクスタ。約300坪あった旧オフィスから面積を3分の1に縮小し、11室あった会議室・応接室を1室に、デスクは全席フリーアドレスとしました。またコミュニケーションが取りやすいフリースペースや屋上庭園を導入し、社員が好きなスタイルで仕事ができる環境が整備されました。2020年2月からはコアタイムを廃止し、スーパーフレックス制度を暫定的にスタート（本格導入は2020年11月）。リモートワーク主体の働き方に伴い、オフィスはそれを補完するものという位置づけになりました。

オフィス再定義は様々な見直しのチャンス

新型コロナウイルス感染拡大の影響で、これまで当たり前だったことがそうでなくなってしまい、困惑している企業も多いのではないかと思います。しかし、ピンチはチャンスと捉え社内のあらゆる制度を見直し、生産性向上に向けた絶好の機会にしてみてはいかがでしょうか。

オフィスは仕事をする場から共有・共創する場へ

これまでのオフィスは仕事をする場所という概念のもと、場所ありきで仕事が行われてきました。しかし、対面することが難しくなりオフィスで仕事ができなくなったため、今後は違った意味を持たせる必要があります。リアルで集まってコミュニケーションを取る場所や、共創する場、重要書類を保管する場所、商品を展示する場所など、必要に応じて形を変化させていかねばなりません。

オフィス再定義に伴い、書類整理や物品保管が重要事項に

ここでまず検討すべきなのが書類整理と物品保管についてです。これまでオフィスは「倉庫」としての位置付けもあったことは否めませんが、オフィス再定義に伴いオフィスは生産性を創造したり、付加価値を高める場所として捉えられるようになってきました。物を置いておくだけ＝生産性がないため、縮小を図る企業が多くなってきています。その第一歩となるのが書類整理や物品保管です。

書類・物品整理の始め方

書類・物品整理について簡単に見ていきましょう。まず、整理する前に、廃棄するものと保管するものを選別します。整理で大切なのは廃棄することです。オフィス縮小と平行して書類の電子化を進める企業も多く見られます。保管スペースに収納できる量にまとめ、自社に合った整理を行います。とは言え、社内には実に多くの書類・資料・物品が眠っており、整理するのにかなりの手間と時間、そして人件費がかかります。そこでおすすめなのが書類整理の外部サービスです。

書類整理や物品管理を外部委託するメリット

生産性を向上させるなら、作業の外部委託はスマートな選択と言えます。

1.作業時間を他の仕事に充てられる

書類整理には、人の手配から作業時間までかなりの時間を要します。それを外部に委託すれば本来の仕事を続けながら書類整理を進行することができます。

2.分からないことはプロに聞ける

書類整理といっても、何からどう始めるべきか知識が必要です。業者なら専門知識が豊富なので、無駄なくスピーディに整理を進めてくれます。

おすすめの外部サービス

今回は、オフィスを整理する際に便利な日本パープルのサービスをご紹介します。

◆文書管理システム「MAMORU ONE」

データも原本もまとめて簡単に管理できる文書管理クラウドサービスです。大量の書類がある、拠点ごとに保管方法がバラバラといったお悩みをお持ちの企業におすすめです。あいまい検索や保管期限のメール通知、ファイル添付が可能など検索性に優れており、閲覧制限や編集制限といった細かな管理にも対応しています。

◆大量の書類がオフィスを圧迫してお困りなら！書類保管サービス「SHOKO」

預けた文書はセキュリティ対策万全の保管庫で預けられ、Webアプリでいつでもリモート管理することができます。おまかせプランなら、箱詰めやファイリング、ラベリング、台帳作成まで面倒な作業を一括で引き受けてくれます。

◆オフィスの荷物を預けたいなら！配送してくれる保管サービス「Stock MAMORU（ストックマモル）」

ストックマモルは貸倉庫、トランクルームよりも安価・安全な保管サービス。荷物の預け入れは専門スタッフが来社し梱包・配送してくれます。さらに荷物を一つ一つ写真に取り、Web上へアップ。Web上で荷物の管理や取り出し依頼を行うことができるうえ、荷物が不要となったら廃棄依頼まで可能です。

企業に合った新しいオフィスの再定義が重要

オフィス再定義でオフィス縮小に取り組む企業が多いと述べましたが、企業によって必要なオフィスの形は様々。オフィスを廃止したり、逆に拡大したりする企業もあります。新しい働き方への議論は今後も発展していくと予想されるので、今一度じっくりと取り組む必要がありそうです。何かしらの形でオフィスを変化させる場合は、外部サービスを使って効率良く進めていきましょう。

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