2021年4月28日文書管理

仕事の生産性向上は書類整理から！今さら聞けない基本をおさらい

新型コロナウイルス感染症拡大の影響でテレワーク化が進み、オフィスで仕事をすることが少なくなった方も多いのではないでしょうか。多くの企業は今、オフィスを再定義していくとともに、生産性を向上させる構造改革を迫られています。そのためには人事制度の見直しなど大掛かりな改革ももちろん必要になってきますが、今すぐに取り組むことができるものもあります。そのひとつが書類整理です。基本業務・基本的事項として書類整理を日々行っている方も多いでしょう。社内でルールが統一されていない反面、効果が見えやすいので改革の一歩目としておすすめです。そこで本記事では、書類整理についての目的や基本について解説します。

書類整理の目的とは？

書類整理をしていないと、どんなデメリットがあるでしょうか。例えば工場では、書類が煩雑な状態だと仕事が進まないうえ、事故につながる可能性すらあります。それはデスクワークも同様。どこに何があるか一目で分かるだけで探す手間と時間が省かれ、本来の仕事に集中することができます。

また、「整理整頓は良いこと」といったぼんやりしたイメージではなく、実際に目的意識を持って取り組むことで、より効果的な作業効率向上が期待できます。下記では、具体的な目的について確認していきましょう。

1.生産性向上

ビジネスパーソンにとって、いかに作業効率を上げるかは重要な問題です。テレワークにおいても、「資料を探す」といった簡単な作業でも、普段と異なる環境というだけで時間がかかってしまうもの。また、書類が整理されていなければ、知らぬうちに古い資料を持ち出して二度手間になってしまう可能性もあり、書類整理は生産性の向上に大きく関わっていると言えます。

2.チーム内で見える化する

チームで仕事をしている際、当事者不在時に「あの資料はどこにあったかな？」と探した経験はありませんか。書類を整理することで資料の所在地をチームで共有し、無駄な時間を省くことができます。また書類を分かりやすく見える状態にしておくことで、チームの一人ひとりが自分の役割と仕事の全体像を把握しやすくなるというメリットもあります。

3.セキュリティの確保

社内文書・情報は会社の財産です。重要でないからとデスクの上に置いておくと、思わぬ事故に発展する可能性があります。書類を適切に管理しておくことは、紛失防止や情報漏えい・改ざん防止、ひいては会社を守ることにつながります。特に重要書類については、収納場所を定めて持ち出しルールを整えておく必要があります。

4.経営の持続可能性の担保

法律で保存期間が定められている書類や契約書、知的財産に関する書類などは、何らかの事情で提出が求められた場合、速やかに対処する必要があります。それができなければ社会的信用が失われ、その後の経営に影響してしまうかもしれません。持続可能な経営をするために、書類整理は必要不可欠なことと言えるでしょう。

書類整理の基本

あれこれと多くの書類整理のルールを設定してしまうと、結局ルールが浸透せず煩雑になってしまう可能性があります。ポイントは、以下の3つの大項目に絞って行うことです。

1. 不必要な書類の削減

「整理する＝不要なものを捨てる」と言っても過言ではないほど、整理において捨てることの割合は大きいと言えます。まずは書類の山から必要なもの・必要でないものを分別し、収納場所に収まるだけの量に絞ります。もし判断に迷ったら、一時保管場所（ダンボールなど大きめの箱がおすすめ）を作ってそこに一旦入れておきましょう。一定期間使わなければそれを不要と見なし、廃棄します。書類を処分する際には、重要文書でなくともシュレッダーか溶解処理に出すなど、文字を読めない状態にする必要があります。

2. ファイルなどで整理

書類整理の一般的な方法はファイリングですが、いくつか注意点があります。

まずファイルには必ずタイトルを書いておくこと。無名のファイルだと中身の存在を忘れられやすいものです。タイトルがあると検索性が高まるでしょう。ファイル内の書類は、必ず最新分を一番上に入れておくようにします。

次に、ファイルは必ず縦に置くこと。平積みだといつかファイルが崩れてしまい、間に挟んでいた重要書類を紛失してしまう可能性があります。また下にあるファイルを見落としてしまうことも容易に想像できます。ファイルの置き場所は散らさず一か所にまとめておくと、管理しやすいのでおすすめです。

3. 電子化できるものは電子で

データの電子化は今、急速な普及を見せています。それは、やはり電子化が企業にもたらすメリットが多いためです。

紙書類を電子化する最大のメリットの一つは検索性の向上にあります。ファイル名や作成時期などから必要な書類を迅速に見つけることができ、またそれを複数人で同時に閲覧・共有することができるという点でも利便性が高いと言えます。アクセス制限や閲覧履歴を残すことで、セキュリティ対策にもなります。

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