仕事の生産性を上げるためにも、デスクの整理整頓は重要です。

とは言え、分かっていてもなかなか上手く片付けられない、一度綺麗にしたつもりのデスクが一週間もすれば荒れ放題になってしまっている、という方もいらっしゃいますよね。

今回は、そんな方にピッタリの「今日から簡単に始められる自席の片付けのコツ」を4つご紹介いたします。

今日から始められる！自席をキレイに保つための4つ整理整頓術

自席をキレイに保つためには、以下の「整理整頓のコツ」を実践してみることをおすすめします。

1. ボックスなどを活用してモノを置く場所を決める

自席を片付けられないことの最大のデメリットは「探したいものがすぐに見つからない」ということ。いつの間にか無くしてしまっているということになったら目も当てられません。

まずはモノを置く場所を決めましょう。書類、文房具、IT機器など、100円均一で販売しているような白く半透明なボックスなどでも構いません。

この際、ハサミ、ボールペン、消しゴム、とあまりにも細かく決めてしまうとハードルが上がってしまい達成感を身につけることができません。まずは「文具」などざっくりで良いので分類できるように工夫しましょう。

2. 書類は上に積まずにファイルボックスを活用する

クライアントや上司から渡された紙の資料をデスクの脇に置いておくうちに、気づけば書類の山が出来上がっているということはありませんでしょうか。会議の度に増えていく書類たちを持て余しているという方は、「積まない」書類管理をおすすめします。

方法としては、ファイルボックスを複数用意してください。

ファイルボックスに大まかにネーミングをします。例えば「会議資料」「クライアント」といった具合です。その中にただ書類を収納していくだけですが、この際にコツがあります。それは、収納するときにはとにかく右側に次々と収納していくということです。このルールだけは必ず守るようにしましょう。

こうすると日付別に時系列で収納されることになりますので、書類を探す際に「この書類があるということは、この付近に探している書類があるはずだ」という目算を立てることができるようになります。試してみるとこれだけでも大きく違うことがわかって頂けるはずです。

普段からキレイにできないということは面倒くさがり屋な性格だと考えられます。いきなり書類ごとにラベルを用意するといった高いハードルを掲げてしまうとなかなか上手くいきません。

完全に慣れたらラベルを付けて、きちんとクライアント名別や内容別に管理するようにしていきましょう。とにかくハードルをいきなり上げないことが大切です。

3. 「処分に悩むボックス」を作り片付けをする曜日を決める

整理整頓が苦手な人にとって最大のハードルは「これは捨てていいのかどうか…」と悩むようなモノが登場したときです。もしかして使うかもしれないから、と思い捨てないで取っておくうちに、棚の奥へ奥へと追いやられていき、必要な際に見つからないといったご経験はありませんでしょうか。

そこでおすすめなのが「片付けの日」を作るという方法。ゴミの日のように特定の曜日を決めることです。10日ごとといった日数ごとにしてしまうと、休日が入るなどしてズレが生じてしまいますのでおすすめできません。

予め「使っていないけれど処分に悩むボックス」というものを用意していくことも重要です。全ての書類などを隔週でチェックするのは骨が折れますので、そのボックスだけを毎週チェックするようにしましょう。

紙媒体の処分の際にはシュレッダーを利用することが多いと思いますが、その書類がホチキスなどで留められていたりすると、ひとつひとつ丁寧にホチキスを外していくのが面倒ですし、時間もかかります。

整理整頓が苦手な人にとって最大のハードルは「面倒」です。とにかく面倒を排除することが重要ですので、そういった方には機密書類処分業者を利用するのも有効です。「機密回収ボックス」というただ不要な機密文書を専用箱に詰めて出すだけの処分方法もありますので、利用してみてはいかがでしょうか。

ご参考　機密回収ボックス（保護くん）

オフィスに鍵付き回収ボックスを設置し、そのなかに機密文書を投入するだけで機密処理は完了。
ホチキスやバインダーもそのまま投入可能シュレッダーよりも手軽に効率良く、溶解処理よりも安全性の高い保護くんなら、業務への負担をかけず、手軽に機密処理ができるようになるでしょう。

4. ケーブル類をまとめるグッズを利用してスッキリとした印象にする

最近ではパソコンを利用しない仕事のほうが少なくなってきています。IT関連機器にはどうしても付き物であるケーブル類をまとめるだけでも、デスクの印象がスッキリとします。

不要なものはほとんど無いはずなのに、机がいつも汚く見えてしまう、ということがあれば、ケーブル類が原因となっているかもしれません。

ケーブル類をまとめるグッズも様々ですが、私が最もおすすめしているのが「ケーブルクリップ」というアイテムです。最近では可愛いケーブルクリップもたくさん販売されていますので好みに合わせて選んでみると良いでしょう。

ケーブルを無くすことはできませんが、まとめるだけでも印象が違ってきますので是非試してみてください。

とにかく最初のハードルを上げないことが大切

既に何度もお伝えしていますが、片付け下手にとって最大の障壁は「面倒」です。TV番組などで片付けのプロフェッショナルが様々な技術を披露していますが、どれも実践してみると意外に難易度の高い片付けだったりします。

まずは枠を用意し、そこに置く。まとめられるものはまとめる。そして処分のルールを決める、といった簡単なところから始めてみてください。クセが付くまでが大変ですが、慣れてくることで自然とハードルを上げられるはずです。

整理整頓されたデスクで仕事をしていると、
●余計なものが目に入らないため集中できる
●捜し物がすぐに見つかり時間を節約できる
などさまざまなメリットがあります。

ぜひ今回ご紹介したコツを押さえてキレイなデスクをキープしてくださいね。