会議で使う資料などに紙媒体を使わず、PDFなどのデジタルファイルで共有できるようにするペーパーレス化。企業におけるコスト削減や、情報共有の柔軟性など様々なメリットがあるにも関わらず、日本ではなかなかペーパーレス化が進んでいないのが現状です。

今回は、ペーパーレス化が進まない企業が多い理由や、これから導入を検討している方に向けたヒントをご紹介します。

企業でペーパーレス化が進まない3つの理由

ペーパーレス化を成功させるためには、進まない理由やデメリットなどを知ることが重要です。事前に理由を知っておくことで、予め対処をすることができます。

理由1. デジタル機器の準備やセキュリティ対策など導入コストが高い

ペーパーレス化を遅らせている要因のひとつとして、導入コストの高さが挙げられます。
社員数が多ければ多いほど、導入の際にデジタル機器などを揃える費用が高くなります。これまで社員ひとりひとりがノートパソコンやタブレットを保有していなければ、必要な分を買い揃えなければなりません。

加えて、セキュリティ対策も求められます。セキュリティソフトだけでなく、ソフトウェアのアップデートもセキュリティ対策に繋がるため、ランニングコストも考慮する必要があります。

ここで注意したいのが、目先のコストはどうしても高く見えてしまうということです。実際、イニシャルコストは高くても、デジタル化をすることで印刷費や人件費など算出のしにくいコストを削減することが可能なので、その点を認識してもらうことで、導入への障壁を下げられるでしょう。

理由2. 社員のITリテラシーに差があるため導入に踏み切れない

社員のITリテラシーに差があるということは、最も大きな理由かもしれません。デジタルネイティブ世代が社会人になってきているとはいえ、高い年齢層の方はまだまだIT機器に対して苦手意識を持っている方も少なくありません。

特定の作業をするだけでなく、何をするにもデジタルデバイスが必要となってくると、セキュリティに対する知識やソフトウェアの使い方を身につける必要が出てきます。そのため、これまで慣れ親しんできたやり方と大きく変わることにストレスや不安を覚え、ペーパーレス化に踏み切れない場合があるようです。

デバイスやソフトウェアの使い方を共有していくことも、コストと考える必要があるでしょう。

理由3. システムダウンなどの障害時に使用できない

システムダウンは頻繁に起こることではありませんが、仮にそのような障害が起こってしまった場合、業務に大きく影響します。

復旧までの目処が立つならよいのですが、いつ復旧するかわからない場合などは先のスケジュールも組み立てにくくなります。これはソフトウェアに限ったことではなく、インターネットが利用できなくなるという想定をしてみるとわかりやすいのではないでしょうか。

システムダウンは疑いようのないリスクですが、「いつ起こるか想定できないこと」といえば、火災や地震などの災害も同じです。デジタルの場合、クラウドなどにファイルを保存しておくことで資料の喪失を防げますが、紙媒体の場合はそうもいきません。

紙媒体にはどういったリスクがあるのかを考えることで、ペーパーレス化に向けた一歩を踏み出すことができるかもしれません。

ペーパーレス化を進める3つのポイント

実際にペーパーレス化を進めるためのポイントをご紹介していきます。上記でご紹介したペーパーレス化が進まない理由と合わせて、参考にしてみてください。

ポイント1. 時間や労力のかかるペーパーレス化を代行サービスに依頼する

社内にある膨大な量の紙媒体をひとつひとつデジタル化していくことには、時間や労力、人件費など多大なコストがかかります。また、デジタル化をするだけでなく、デジタル化したあとのファイルをどのようにラベリングし管理していくかも考えなければなりません。保管場所についても同様です。
これらがペーパーレス化を遅らせる要因となっているのなら、ペーパーレス化の代行サービスを利用するという手があります。

例えば、電子化の概算価格が知りたい場合は、日本パープルの提供するミツモリどりというサイトから条件を入力するだけで見積シミレーションが可能です。また、文書管理では、「MAMORU ONE」というサービスを使って文書データの検索や共有管理はもちろん、自社オフィスから社内だけではなく、社外に保管してある文書管理も簡単に行えます。契約書を効率的に管理したい場合は、契約書管理クラウドサービス「Makeコントラクト」がおすすめです。

このように、プロに依頼することで、結果的に低コストでペーパーレス化を推し進めることができます。

ペーパーレス化だけでなく、この際に必要書類と不要書類を分別し、社内書類を一気に整理できることもメリットです。

ポイント2. ペーパーレス会議システムの導入

ペーパーレス化で扱うことになるデジタルファイルのデメリットとして、複数の資料を同時に閲覧することが難しいという面があります。

このような問題を解決できるのが「ペーパーレス会議システム」です。複数の資料を同時に画面内に展開することや、画面に資料を写す際にHDMIなどの端子を繋ぐ必要などがあったものをボタン一つで画面に映し出すことなどが可能になります。

ポイント3. 一部の部署やプロジェクトで部分的にペーパーレス化を始める

ペーパーレス化はインパクトのある改革ですので、障壁をできるだけ軽くすることがコツになってきます。いきなり全社導入するとなると、問題が起こった際の対処も大変です。

そこで、まずは特定の部署だけでペーパーレス化を行ったり、プロジェクトごとに実施してみたりすることをおすすめします。例えば経理に関わるファイルのみ、といった具合に限定的に実施し、そこで表面化してきた問題を小さな範囲で改善していくことで、最終的に全社内に導入した際もスムーズに問題解決ができるでしょう。

ペーパーレス化を進めるにはその必要性を示し、普及のために工夫することが大切

イニシャルコストが高い、社員のITリテラシーによって導入に踏み切れない、システムダウンなどの障害時に使用できないといった理由から、日本企業におけるペーパーレス化はなかなか進んでいません。

しかし、ペーパーレス化の必要性を示したり、ペーパーレス化を普及させる工夫をしたりすることで、多少の問題が起きても前向きに解決策を探る姿勢へと変わっていく可能性はあります。
これから導入を考えている企業は、まず十分な説明を行うことから始めてみてはいかがでしょうか。

Makeコントラクト（契約書管理クラウドサービス）

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