書類保管と電子化が鍵。在宅勤務をオフィス勤務に近づける方法
電子化やデジタルが2020年のキーワードとなりました。とはいっても、オフィスに契約書や重要書類の原本があることなどから、まだまだオフィスに向かう機会も多いのではないでしょうか。テレワークという形は定着してきましたが、各社それぞれの課題が多く残っていると考えられます。
ペーパーレスが推奨化されて久しいですが、次に取り組むべきは「書類保管」と「電子化」だと言われています。在宅勤務を効率よく行なうためにも、書類の電子化を検討する企業は増えています。しかし、効率化においてはまだまだ模索している企業も多いのではないでしょうか。さらに、電子データは安全に保管され、情報漏えいや紛失が起こらないよう徹底しなければなりません。電子化に移行するには、このようなリスクにも対処する必要があることは言うまでもありません。
そこで本記事では、書類保管の考え方や電子化のメリット・デメリット、さらに在宅勤務をオフィス勤務に近づけるための注意点をご紹介します。改めて、在宅勤務効率化の参考にされてはいかがでしょうか。
書類保管の考え方
まずは書類保管についてポイントをおさえておきましょう。書類というと紙の束を連想しますが、考え方は紙でもデータでも同じです。
1.検索性の向上
書類保管の目的は業務の効率化です。「この書類どこにあったかな」と倉庫へ行き、棚やダンボールをひっくり返したことはありませんか。探す手間というのは意外と無駄な作業です。できるだけ省くために、書類は一目で分かるように整理整頓し検索しやすい状態にしておく必要があります。
＜検索性を向上させるポイント＞
- ・ラベルやファイル名を統一する
- ・カテゴリーごとに色分けする
- ・ファイルサイズを揃える など
2.シンプルに
書類は日々増え続けるものです。紙・データに関わらず廃棄できるものは廃棄しましょう。書類の保存期間が決められている場合がありますので、定期的に見直す機会を設けるのがおすすめです。また、書類の整理整頓は、大事な書類の紛失リスク回避につながります。なお、廃棄の際には、その紙がリサイクルできることが担保できればベストです。
3.可能なものはできるだけ電子化
昨今の多様な働き方に対応するため、書類も電子化が進んでいます。最近ではテレワークやコスト削減のために電子化を導入する企業が増えてきています。慣れていない人にとって不便かもしれませんが、企業全体にもたらすメリットは大きいと言えます。
＜電子化のメリット＞
- ・セキュリティ管理がしやすい
- ・経年劣化しない
- ・検索・共有しやすい
- ・保管用の物理的スペースが不要
＜電子化のデメリット＞
- ・データが改ざんされたり、操作ミスなどで消えてしまったりする可能性がある
- ・紙で閲覧している方にとっては、慣れるのに時間がかかる場合もある。
＜電子化のポイント＞
- ・ファイル名に日付を入れておく・・・数字を入れることで検索しやすくなります。
- ・ファイル形式を統一する・・・文書ならPDF、写真ならjpegといった風にルールを決めておくと便利です。
- ・解像度を高くしすぎない・・・解像度が高い＝高画質にするとファイルサイズ（データの重さ）が大きくなり開くのに時間がかかってしまいます。手書き文書なら200dpi、写真付きなら300～400dpi程度で十分でしょう。
4.ルール化
個人の書類だと自分だけがわかれば良いですが、チームで書類を共有する場合には、保存ルールを作り共有しておくと作業が効率的です。担当者が変わった場合もルールがあれば不備なく引継ぎができます。
在宅勤務時の書類保管で気をつけたい4つのポイント
1. 電子化する
紙の書類を自宅へ持ち帰ろうとすると、データ量が多くなればなるほど物理的に大変ですし、持ち帰り忘れが発生した場合に再度取りに行かなればならず、非効率です。
書類はできる限り電子化することをおすすめします。
2. 誰もがアクセスできる環境を整える
電子データならサーバーやクラウド上に保管するのかハードディスクなど記録装置を活用するのか企業によって方針は異なりますが、いずれもアクセスしやすい環境を作ることが作業の効率にもつながります。整理整頓やファイル名統一など、ある程度ルール化しておくことが大切です。
3. セキュリティ対策をおこなう
会社の情報は社外秘のものが多いので、情報漏えいや紛失を防ぐために会社の書類が関係者以外に閲覧できない状態をつくる必要があります。
＜電子データの場合＞
データの場合はアクセス権限を付与して、関係者以外が閲覧できないよう対策します。
ファイルを開く際にパスワードを設定することも対策の一つです。データがUSBメモリなど記録装置に入っている場合は、コピー制御を設定しておくことで情報漏えいを防ぐことができます。
また、ウイルス対策としてデータにアクセスするのは会社支給のパソコンのみにし、個人所有のパソコンでは接続しないようにするのが基本といえるのではないでしょうか。仮にプライベートのパソコンを使用する場合はウイルス対策ソフトが入っているか確認します。
さらに不正アクセスや操作ミスによるデータの改ざん、紛失などの万が一に備えて、外付けのハードディスクやUSBメモリなど記録装置にバックアップをとっておくようにしましょう。電子データは紙と違って保管場所をとらないのがメリットですが、記録装置を紛失しないよう注意が必要です。
＜紙の書類の場合＞
紙の書類は保管場所を決めて施錠しておき、関係者以外が勝手に持ち出せないようにします。
おすすめの書類保管・電子化代行サービス
いざ電子化を進めよう！と思っても莫大な量の書類をスキャン・PDF化するにはかなりの時間がかかります。そんな時は作業を外部サービスに依頼することを検討してみてはいかがでしょうか。代表的な電子化代行サービスを2つご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
●「日本パープル」の書類専用保管・文書電子化・データ入力代行
日本パープルの文書電子化・データ入力代行は、文書のスキャニング・データ入力代行から原本の保管・廃棄までサポートするサービスです。データの納品は、DVDやHDDなどのほか、専用の文書保管システムで納品が可能です。
●「大塚商会」スキャニングサービス
1枚あたりのスキャニング費用が5円からの低価格設定で、安心・安全・スピーディーなサービスです。契約書など、さまざまな書類に対応しています。
安全な書類保管と電子化で、快適な在宅勤務が可能に
すでに定着しつつある在宅勤務。今後はいかに効率よく行うかが課題です。
その中でも書類保管は作業効率に関わる大きなポイント。セキュリティに注意しながら、進めていきたいところです。書類の電子化は在宅勤務に大きなメリットがあり、導入する企業が増えています。事前準備に時間やコストはかかりますが、生産性を高めるためにも将来を見据えて一度検討してみてはいかがでしょうか。