【廃棄より返却がベター？】履歴書保管について人事が知っておきたい3つのこと
6月に選考が解禁され、採用活動が活発化している今日この頃。
休日を返上して採用活動に追われている人事の方が多いのではないでしょうか。
大量の応募者の中から、企業が求める人材を見つけ出すのは非常に骨の折れる仕事。しかもそれは、”企業の明日を担う人材を選ぶ”責任重大なものです。採用活動をされている方、本当にお疲れさまです。
ところで人事の皆さん。会社に溜まった履歴書の保管はどのようにしていますか。
履歴書は、その人の個人情報が詰まった非常に重要なもの。そのため、”履歴書を保管する”というのは、個人情報流出という大きなリスクを抱えていることに他なりません。保管しておくのが良いのか、あるいは、返却した方が良いのか、困っている方もいるのではないでしょうか。そこで今回は、企業のリスクを最小限にするために役立つ、履歴書管理について知っておきたい3つのことを紹介します。
なぜ、社員の履歴書を保管するのか
応募者の履歴書について考える前に、在籍している社員の履歴書について、考えてみましょう。そもそも、なぜ履歴書を保管しているのでしょうか。
最も大きな理由は、”将来社員との間にトラブルが発生した際に、事実関係の確認をするため”です。つまり、社員が入社してから”経歴詐称”のような事実が発覚した場合、履歴書がその証拠書類としての意味を持つことになる、ということです。履歴書を保管していれば、会社側は「入社するときに、あなたはこう書いてましたよね？」と、社員に主張することができるでしょう。
そのため履歴書の保管は、社員の虚偽申告を抑止させる意味合いを持っているのです。また、緊急時の連絡先を履歴書で管理しているという企業はなおさら、履歴書をしっかりと保管しておくことが必要になります。
3つのポイントを要チェック！履歴書管理で知っておきたいこと
それでは次に、履歴書管理で知っておきたい3つのポイントを紹介します。
①保管義務について
まずはじめに、”企業は履歴書を保管する義務があるのか”という問題についてです。
履歴書の保管義務についてインターネットなどで調べてみると、”義務あり”と書いてあるものと”義務なし”と書いてあるもの両方が存在します。なぜこのような違いが起きるのでしょうか。
労働関係の書類の保存期間については、労働基準法109条に記載があります。
―「使用者は, 労働者名簿, 賃金台帳及び雇入, 解雇, 災害補償, 賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない」―
この条文中の”雇入に関する重要な書類”に、履歴書が当てはまるかどうかで解釈が分かれているのです。
では、どちらが正解なのでしょうか。労働基準監督をつかさどる”厚生労働省の労働基準部・監督課”に問い合わせたところ、”履歴書の保管義務はない”とのことでした。保管をどのようにするのかについては、企業の裁量に任せられているそうです。ただし、労働者が会社にいる間の記録として書かれた”労働者名簿”は、法律の通り保管する義務が定められているので注意が必要です。
②退職者の履歴書の保管期間について
法的な義務を持たない履歴書の保管ですが、実際のところ、企業ではどのくらいの期間、退職した社員の履歴書を保管しているのでしょうか。法律上は、退職後すぐに破棄してしまっても問題はありませんが、復職の可能性を考慮し、退職から3年～5年間程度は保存しておく企業が多いようです。
いざ、履歴書を破棄する段階になったとき、シュレッダーを使っていたら膨大な時間がかかってしまう上に、部署外の人に情報が流出してしまいかねません。外部に処分を委託するサービス（「まもるくん」）もあるので、”履歴書の量が膨大で処分していられない”という企業は、そうしたサービスを検討してみるのも良いのではないでしょうか。
③不採用者の履歴書について
選考で不採用になった人の履歴書についても、法的な決まりはありません。選考受験者が履歴書の返却を求めてくる場合もあるので、取り扱いには注意が必要です。履歴書返却をめぐるトラブルを未然に防ぐためにも、選考を行う際に、履歴書の取り扱いについてきちんと受験者に明示しておくようにしましょう。
不採用者に履歴書を返却することは、企業のイメージアップにつながりますが、多くの受験者を抱える会社にとっては、現実的な手段とは言えません。不採用者全員に履歴書を返却をすることは難しくても、返却を求められた際に対応できる状態にしておくのが良いでしょう。そのため、一定期間は社内に保存しておくことをおすすめします。
そして一定期間が経過し、処分をする際には、”処分した記録”を残しておくことです。そうすれば、万が一不採用者から、処分した記録の開示を求められても、スムーズに対応することができ、企業のイメージアップにもつながるのではないでしょうか。
履歴書管理は、個人情報管理のカナメ！
履歴書の保管義務は法律では定められていませんが、個人情報の管理という観点から、きちんと仕組みを整えていくことが必要だということがお分かりいただけたでしょうか。情報漏えいを起こしてしまうと、企業にとって大きな損失になります。逆に言えば、きちんと履歴書管理の方法を社内で決めておけば、こうしたリスクは大きく減るのです。
自分の会社で、“履歴書の管理についての仕組みが整っていない”という方は、これを機にしっかりとした仕組みづくりをしてみてはいかがでしょうか。
個人情報が詰まった履歴書…できるだけ管理の負担を減らす方法って？
扱い方を間違えれば、情報漏洩の恐れがある履歴書。常に使うものではありませんが、しっかりと管理しなければなりません。
日本パープルの文書管理システム「MAMORU ONE」は、そのような“機密性の高い書類”を確実に管理する上で便利なサービスです。
ネット上で閲覧や取り寄せが可能で、原本は文書専用保管庫で保管しているのでセキュリティ面でも安心。保管する必要がなくなった場合にも、ネット上で簡単に廃棄依頼ができます。
多くの社員を抱える企業ほど、負担が増える履歴書の管理。個人情報のこういった外部のサービスを利用することで、少しでも個人情報流出のリスクを減らしていきましょう。