デスクも頭もスッキリと!仕事効率がアップする「整理整頓」の4つの方法
デスクがゴチャゴチャとして散らかっているのは、その人の頭の中の状態を表している……と聞いたことはありませんか？ スッキリと片付いた状態で仕事を行えば、快適に仕事ができるとは分かっていても、なかなか実行には移せない人も多いでしょう。今回は、整理整頓して仕事の効率アップを図るコツについて解説します。
整理上手な人ってどんな人？
あなたの周りに、デスクの上がいつもキレイに片付いていて、引き出しの中もスッキリという人はいませんか？
こんな人は、恐らく仕事も能率よくこなすタイプではないでしょうか。デスクが片付いているから作業スペースをすぐに確保することができ、仕事に取り掛かるのも早い、さらに、パソコンのモニターを覗けばデスクトップまでスッキリしていて、必要なデータも階層化して整理されたフォルダに収められていたりするでしょう。
整理上手な人は、単に整理整頓するのが好きというだけではありません。必要な資料を探す余計な手間や、時間をかけずに仕事をしたい人が多いため、効率的で合理的なやり方を常に模索しているのです。そのため、フローチャートを作って仕事の段取りを考えたり、集中力を発揮して一気に作業を終わらせたりすることにも長けている傾向があります。
整理整頓を行うことのメリットは？
そもそも整理整頓を行うことは、実際に仕事の能率アップと密接な関係があります。工場のような生産現場では、整理整頓がされていなければ、作業を進めることができません。余計な物が現場にあるだけで、事故に繋がる可能性すら出てきてしまいます。
オフィスも基本は同じです。どこに何が置いてあるかが分からないだけで、探すのにムダな時間と余計な労力が費やされているのです。
整理上手になるためのコツ
では、どうすれば整理が上手くなるのでしょうか。以下で、一般的に整理上手な人たちが実践しているコツを挙げてみましょう。
1.ルールを決める
特に書類の扱いにはルールが必要です。すぐに必要な書類、保留中の書類、ひとまず保管しておく書類などを分類して、それぞれファイルやトレー、ボックスに入れるようにします。
フローを作って、未処理の書類、処理中の書類、処理済みの書類という風に、別のボックスに入れていくやり方もあるでしょう。ルールは、作業に応じて臨機応変に変えて行きましょう。大事なのは、どの書類がどこにあるのかが、自分ですぐに分かるようにすることです。
2.いらない物はすぐに捨てる
ルールを決めて整理すると、不要な書類がどれかも分かっていくので、いらない物はすぐに捨てるようにしましょう。「いつか役立ちそうなもの」は別に保存し、できればデスクではないオフィス共用のキャビネットのような場所に収納するようにします。
3.シンプルをモットーにする
いらない物を排除するのは、書類だけに限りません。備品も含めて、使っていない物、役に立たない物がないかどうかよくチェックして、それらはデスクの上や引き出しの中に置かないようにします。
どうしても飾っておきたい写真のような物があるのなら（会社として許される場合）、それは必要な物のグループに入れましょう。しかし、基本的にはシンプルをモットーにして、所有物はなるべく少なくしてください。
4.整理の時間を作る
中には、一度片付けても、しばらくするとすぐにデスクがゴチャゴチャとしてしまう人もいるでしょう。実は、整理整頓は持続させるのが非常に難しいのです。対策方法としては、定期的に整理する時間を作ることです。
週に一度はいらない物を捨てて片付けるといった、決まりを作りましょう。退社時には、必ずデスクの上の物を片付けてリセットするのもおすすめです。手を付けている書類があっても一旦、処理中のボックスに入れます。こうすれば、翌朝の出勤後にはまたキレイに片付いたデスクで仕事を始められます。
話題となった「断捨離」とは
前半で、整理整頓が上手になるメリットとして、仕事の効率をアップできることを説明しましたが、整理整頓はまた違った理由からも注目されています。
それは「断捨離」です。これは、2010年のユーキャン新語・流行語大賞の候補語60語に選ばれた流行語で、いらないものを捨てて断ち切ることを意味します。断捨離は一見、単なる片付け術のことだと考える人もいますが、単なる片付け術ではなく、自分にとっていらないものを断ち切ることで、シンプルな生き方を実現するために必要な術なのです。
整理整頓がなされているかどうかは作業の効率性、スピードアップ、品質向上に影響します。デスクがキレイに片付いているだけで、自分自身も気持よく仕事に取り掛かることができ、仕事へのやる気も出てくるはずです。
誰でも一度は「ムダな物を探す時間を減らしたい」、「頭の中の考えを整理したい」と感じることがあるはず。断捨離はものを片付けるだけではなく、頭や心の中も整理できる、いわば思考の整理術とも言えます。断捨離を実践することで、頭の中を整理しながらいらないものを断ち切ることができ、生活においてもよりよい効果をもたらしてくれます。
整理整頓は習慣付けが重要です。上記のことを参考に、仕事をしやすい環境を整えてみましょう。快適なワークスペースを確保できれば、テキパキと効率的に作業をこなせるようになるのではないでしょうか。
日常の整理整頓を楽にするためには？
作業効率に影響を与える、デスク上の整理整頓。常に綺麗な状態を保つには、日常から整理整頓できる環境にすることが重要です。
そんなときにおすすめしたいのは、日本パープルの機密廃棄サービス「保護くん」。バインダーに挟んだ大量の資料も、ホチキスでとまっている書類もすべてボックスにいれるだけ。どんなに大量の書類整理も、あっという間に完了します。
こうしたサービスを利用し、整理整頓を習慣化することで、効率的な作業が行える環境を整えましょう。