オフィスの文書整理、シンプルな3つのステップとは？
「オフィスが書類だらけで困っている」「使いたい書類を探すのに無駄な時間がかかっている」といったお悩みをよく耳にします。ついつい後回しにしてしまいがちな文書整理ですが、効率良く仕事を進めるためには避けられない大切な作業のひとつ。今回は、文書整理をスムーズに行うためのシンプルな3つのステップと改善事例をご紹介します。文書整理にお困りの方は、ぜひ参考にしてみてください。
理想は「誰もが一目で分かり、すぐに取り出せる」文書整理
業務時間中、担当者不在で資料の所在が分からずに困った経験はありませんか。資料がなければ仕事は進みませんし、万が一担当者が急に出社できなくなれば資料の行方は分からないままという状況にもなりかねません。会社の情報を把握しているのが一個人のみというのは、とても危険な状態です。そうならないためにも、「誰もが一目で分かり、すぐに取り出せる」状態に整理されていることが、理想のオフィス環境と言えるでしょう。
オフィスの文書整理 3つのステップ
文書整理の手順は、至ってシンプルです。これからご紹介する3つのステップに沿って進めていきましょう。
1.廃棄／留保
まず文書の現状確認から行います。会社に存在する書類をすべて洗い出し、文書量を把握するとともに「要るもの・要らないもの」に分別していきます。目安として、3年間使用していないものは保管しておく必要性が低いと判断されることが多いようです。文書は常に増え続けるものなので、不要になったら定期的に廃棄するようにしましょう。いかに不要な文書を処理するかが、整理においては重要です。すぐに判別できないものは一時保管場所を決め、そこに入れて少し時間がたってから判断するとよいでしょう。また廃棄の際は、シュレッダーや溶解処理などを行い、文書が悪用されないように留意する必要があります。
2.表題／グループ
次に、文書を分類していきます。グルーピングと言われる作業です。ここで重要なポイントは検索性。文書を探しやすくするためには、組織またはその業務ごとに分類するのがおすすめです。パソコン内にフォルダを作るシーンをイメージすると考えやすいのではないでしょうか。業務ごとにファイリングしたら、必ず表題をつけて綴じます。探すという不要なひと手間を省くため、分かりやすい表題にしておきましょう。
また、探しやすいということは片づけやすいということでもあります。ファイルは立てて保管する、保管場所はなるべく一か所にまとめるなど、出し入れしやすい保管方法にすると、整理後も綺麗な状態が長続きします。
3.社外保管／社内保管
文書は会社の情報資産ですので「極秘・秘・社外秘」と重要度をレベル付けし、保管場所を決定します。社外へ流出させてはいけない契約書や機密文書は厳重に社内で保管することが求められますが、過去の資料といった一定期間使用予定のないものは、社外のセキュリティが確保された保管庫へ預けるという選択肢もあります。不要な文書を社内に蓄積させないことが成功の秘訣です。
文書整理の改善事例
ここで、文書整理がどのように業務改善につながるのか、その例と効果をご紹介します。
例1. 社内文書の一斉整理でオフィス縮小に成功！
オフィス移転をきっかけに文書整理を開始。不要な文書を廃棄したことで、オフィスの保管スペースが縮小、スムーズにオフィス移転が完了したというケースが近年増えています。
＜業務改善効果＞
- ・本当に必要な文書を把握し、適切に保管することができた
- ・文書を探す時間が大幅に減った
- ・社員が資料を共有しやすくなり、報連相がスムーズに
例2. テレワークにおける無駄の排除と、電子化を推進！
テレワークで社員がそれぞれの場所から会議をする機会が増えたという企業では、会議で使う資料を正しく共有するために文書整理と電子化を実施。効率的なテレワークを始めることができました。テレワークへの移行を機会と捉え、電子化による働き方改革にまでアプローチしたという例です。
＜業務改善効果＞
- ・過去あるいは最新の資料を的確に見つけることができ、会議がスムーズに始められるようになった
- ・必要な文書が最小限にまとまったため、そのままスピーティに文書の電子化につなげられた
おすすめの文書整理サービス
文書整理の3つのステップをご紹介してきましたが、シンプルと言えども、社内の膨大な資料をまとめるにはかなりの労力と時間がかかると予想されます。通常業務と並行して行うにはなかなか重い腰が上がらないという企業は、一度外部サービスを活用してみてはいかがでしょうか。今回は、日本パープルが上記の3つのステップに沿った形で提供する書類整理サポートと書類保管サービス「SHOKO」の「おまかせプラン」をご紹介します。
書類整理サポート
おすすめポイント1. 超検索ファイリング
個人が作成したファイルから部署単位での大きな分類までのファイリングを代行します。表題の枠組みは後から決める方式で、共有性と利便性を両立させた仕組みです。
おすすめポイント2. 原本の保管から廃棄、電子化まで一括でサポート
ノウハウの提供と作業ベースの支援だけではなく、 実際の課題解決につながるよう保管・廃棄・電子化の領域について一括でサポート。
おすすめポイント3. スタッフは書類整理のプロフェッショナル
スタッフは書類整理に関する有資格者で、チーフコンサルタントは日本経営協会認定のファイリング・デザイナー1級資格を所持。根拠ある専門知識で整理をサポート。
書類保管サービスの「おまかせプラン」
日本パープルの書類保管サービス「SHOKO」では、お預け入れの前段階のアーカイブ作業すべてに応える「おまかせプラン」をご用意しております。
箱詰め作業から、ラベリング、書類仕分け、台帳作成など、手間のかかる事前準備作業を書類管理のプロがご支援いたします。手間をかけることなく、書類管理体制を構築することができます。
文書整理で業務を効率化させよう
テレワークやオフィスの見直しなどで、文書整理に直面している企業が多くなっています。文書整理は、業務効率を図る良い機会です。今回ご紹介した3つのステップや外部サービスを活用して、この機会にぜひ整理を進めてみましょう。