2019年4月3日お役立ち情報

配属になったらチェック！総務の仕事まとめ

総務は企業によって任される役割が違うため、4月に総務へ異動することになったものの、どんな仕事をするのかイメージが沸かずに悩む人は多いです。

そこで今回は、総務部へ異動した人が知っておきたい総務の全仕事をご紹介いたします。

スムーズに働くために知っておきたい総務の全仕事

総務の仕事を大きくわけると、

＊「モノ」の管理
＊オフィスの管理
＊株主総会の準備
＊社内イベントの企画運営
＊冠婚葬祭への対応

の5つに分類可能です。それぞれどのような仕事をするのか、具体的に見ていきましょう。

1.「モノ」の管理

減価償却の必要な会社の資産や、備品などの管理は多くの場合総務の仕事です。社内にどのような資産がどれだけあるのかを帳簿に起こして管理したり、社内環境を快適に保つためにエレベーターや空調の定期メンテナンスを業者へ依頼したりします。

総務としてモノを管理する際の注意点は、書類の形式や記入方式を統一することと、こまめに情報共有すること。書類を作った人によって書類の形式が違うと、引き継ぎや確認に時間がかかります。モノの管理は書類仕事がほとんどなので、すでに総務で使われている書類の書き方を参考にして、社内の誰が見てもわかりやすい書類作成を心がけましょう。また、書類の作成等に時間を取られるとモノの管理がおろそかになってしまうため、効率のよい事務処理能力も求められます。

なお、備品の定期メンテナンスなど、「前回いつメンテナンスをしたか」を記録に残すことも重要です。自分の仕事だけでなく同僚や自分の後任になる人のことも考えて、管理している備品の数に変化があったり、保管場所を変えたりしたときは細く記録を残しましょう。

2.オフィスの管理

オフィスで使うボールペンやコピー用紙、社員に配布する名刺などの管理も総務の仕事です。消耗品の在庫が切れないように普段から残量を管理し、発注業務を行います。ただ、ある程度規模の大きな会社になると、各社員が使っている消耗品の在庫を完ぺきに把握するのは困難です。

そのため、総務としては消耗品の購入と在庫管理に集中し、各部署に配った申請書で適宜消耗品がなくなりそうになったら伝えてもらうという形にする場合もあります。

オフィスの管理は社員の要望を無視するとうまくいきません。社員が不満を溜め込んで社内環境が悪化すれば、退職者が出たり仕事の能率が落ちたりしてしまいます。総務に配属されたら「社員が抱えている不満」や「現場の要望」をうまく聞き出し、管理職や経営陣へうまく伝えられるようにコミュニケーション能力を磨きましょう。

3.株主総会の準備

株式会社の場合、定期的に株主総会を開催する必要があります。株主総会の準備に追われて営業や法務、広報などの仕事をおろそかにするわけにはいかないので、株主総会のように必要性が高くても単発の仕事は総務に任されることが多いです。

株主総会の準備として必要な業務は、株主総会を開く会場の選定と予約、各株主に対する株主総会の通知、当日の案内など。自社の経営状態や経営目標を伝えるため、株主向けの決算資料を準備することも重要です。また、株主総会をどういうふうに進めたいのか、株主から質問があった場合どう答えるのかベストなのか等、事前に株主総会全体の流れや質疑応答事例を作っておくと株主総会をスムーズに進行できます。

株主総会を開くなら議事録の作成も必要です。当日の質疑応答や全体の流れをあとから確認できるよう、議事録も作りましょう。

4.社内イベントの企画運営

新入社員の内定式や入社式、社員旅行といった社内イベントの企画運営も総務の仕事です。場合によっては、総務が人事を兼任して就職希望者の面接等を取り仕切ることもあります。

大きな会場で行う合同説明会のブース設営に当日の案内、内定者への連絡などやることは多いです。また、入社式などの大きなイベントだけでなく、社員全員を集めて行う朝礼や、忘・新年会をはじめとした交流イベントを企画する場合も。毎年がんばった社員を表彰するイベントを開いている会社では、予定日にイベントを開けるよう会場を予約したり、会場までの移動手段としてバス等をレンタルしたりする必要もあります。

5.冠婚葬祭への対応

社員や社内の人間がお世話になっている人、取引先などの冠婚葬祭対応も総務の仕事です。冠婚葬祭の事実を知ったら、素早く報告の必要な社内の人間へ伝えた上で、ご祝儀や電報、香典等の準備をします。会社の代表として総務が冠婚葬祭に参加することもあるので、総務に配属されたら改めて礼服のサイズ等を確かめておきましょう。

また、社葬など会社側で冠婚葬祭をする場合、会場の手配や当日の運営も任される可能性が高いです。社の代表として冠婚葬祭に関わる以上、マナー違反等があると大きな問題になってしまいます。いつ冠婚葬祭の仕事が舞い込んでも適切な対応を取れるように、言葉遣いや服装、焼香の上げ方などを定期的に確認しておきましょう。