社内の荷物整理のためレンタル倉庫を利用してみたけど、実際には「何を保管しているか把握できていない」「担当者しか管理できなくて不在時に困っている」といった新たな悩みに頭を抱えている経営者や担当者の話を耳にします。今回は、レンタル倉庫利用の際によくある3つの課題とその解決策について考えてみたいと思います。レンタル倉庫を利用中の方や検討中の方はぜひご参考ください。

外部保管サービスとは？

外部保管サービスにはレンタル倉庫以外にも様々なものがあり、以下の大きく3種類に分けられます。

1. 店舗型トランクルーム

屋外にあるコンテナをイメージするとわかりやすいかもしれません。トランクルームは、大きな倉庫・場所を区切って、複数の依頼者の荷物を保管するサービスです。倉庫業法で規制されており、国土交通省に登録をしている業者のみが営業することができます。委託契約となるため、荷物の出し入れや管理は業者が行うことが基本です。

2. レンタル倉庫（貸し倉庫）

賃貸借契約を結ぶので、不動産で部屋を借りるようなイメージに近いと言えます。利用者による倉庫内の使い方も自由で、貸主が保管した荷物に関することは責任を負わないとする契約がほとんどです。決まった名称が定まっておらず、「貸倉庫」や「レンタル収納」など、様々な名称で営業している業者があります。

3. 宅配型トランクルーム

WEB上で荷物の管理をし、荷物の出し入れは配送で実施する点が店舗型トランクルームと異なる点です。店舗型トランクルームと同様に倉庫業法で規制されており、国土交通省に登録をしている業者のみ営業することが許可されています。委託契約となるため、保管物の出し入れや管理は業者が行い、保管物の保証もついています。

外部保管サービスを利用してからわかる課題3つ

利便性を求めて使い始めた外部保管サービスなのに、実際に利用してから予想していなかった課題が発生したというケースは稀ではありません。保管サービスでよくある3つの課題とその対処法について、ご紹介します。

課題1：外部倉庫に保管されている荷物がわからない

必要な荷物が今どこにあるか、把握していない・できないことが多いことが課題となっています。後回しにされがちな荷物の管理は、仕事を効率よく進めるうえで大事な作業です。しかし、せっかく外部保管サービスを利用したのに荷物が行方不明になり、逆に利便性が悪くなったというケースも多くあるようです。

課題2： 担当者にしかわからないことがある

「倉庫の鍵を担当者しか持っていない」「担当者しか荷物の出し入れ方法を知らない」「担当者しか何がどこにあるのかを把握していない」と担当者しか情報を把握していないため、担当者不在の際に不具合が起こるケースは十分にあり得ます。

課題3：荷物を取りに行くのが手間で時間がかかる

「倉庫が遠い」「重い荷物を運ぶのに毎回人手と時間がかかる」「近くに駐車場がなく荷物の出し入れにタクシーを利用している」という声を耳にします。荷物を取りに行くこと自体に時間がかかってしまっている状態です。

これらの課題の対処法は？

上記3つの課題の概要を紹介しましたが、これらの課題への対処法やさらに具体的な詳細情報を知りたい方は、ホワイトペーパーをダウンロードしてみてください。

内容

• ・よくある外部保管サービスの課題
• ・外部保管サービスの選定ポイント
• ・外部保管サービス利用時の課題と対処法

Chapter 01.　オフィスの物品。どこで管理すれば？

• ・増加する物品の保管。どこに置く？
• ・外部保管サービスは３つに分類される
• ・外部保管サービスを選ぶ際に優先したいのは？

Chapter 02.　外部保管サービスを利用する際の課題と対処法とは？

• ・外部保管サービスを利用してから分かる課題点
• ・保管している荷物の管理ができていない
• ・担当者にしか分からないことがる
• ・荷物を取りに行くのが手間で時間が掛かる

Chapter 03.　利便性と費用対効果を両立した外部保管サービスとは？

• ・課題を解決できる外部保管サービスとは
• ・法人専用の宅配型トランクルームとサービスの特徴
• ・外部保管サービス比較表

法人利用におすすめのサービスは？

荷物をただ外部に預けるだけで管理を怠ると、次に荷物を出そうとした際に探す時間や取りに行く手間がかかってしまい、逆に不便になってしまいます。とはいえ、本来の業務で手一杯で荷物の整理に時間をかけることができない方も多いのではないでしょうか。

さらに、価格の問題もあります。外部保管サービスの価格は部屋の広さや立地、設備環境で決まります。同じ立地でも空調設備の有無や階数でも異なり、東京や大阪などの都市部では相場が高めに設定されています。駅近のオフィスから近い場所の保管庫を探すとなると、なかなか費用に見合ったサービスが見つからないのではないでしょうか。

こうした法人利用での最適解は、管理の手間が一切かからない宅配型トランクルームです。郊外中心に大きな倉庫を持つ宅配型なら取りに行く時間や手間を気にする必要がないため、価格面でもおすすめと言えます。一度検討してみることをおすすめします。