フリーアドレスやABW（アクティビティ ベースド ワーキング）における個人荷物の管理方法は？
昨今、フリーアドレスやABＷ（アクティビティ ベースド ワーキング）といった新たな働き方を導入する企業が増えています。これらには社員の生産性向上やコストカットなどが期待されるなどの様々なメリットがありますが、実際の導入時の課題の一つが個人の荷物管理・整理です。オフィス環境が変化した後も業務をスムーズに進めるためには、「個人の荷物の収納場所は？」「郵便受けはどこに？」といった運営に関する問題を導入前に解決しておく必要があります。
そこで本記事では、フリーアドレスやABW（主にオフィス利用時）における荷物の管理方法について具体的な解決策を解説します。
フリーアドレスやABWとは？
まずは、フリーアドレスとABWの違いについて知っておきましょう。
フリーアドレスは、オフィスの中で固定席を設けずに好きな席（デスク）を選択できる働き方で、基本的にはオフィス内での勤務を前提としています。導入のメリットは、「部門を超えたコミュニケーション活性化」やそれに伴う「偶発的なアイデア創出」、大幅なオフィスレイアウトの変更や設備・備品を減らすことによる「コストの削減」などが挙げられます。
一方、ABWは業務内容に合わせた仕事場所を選択するという考え方です。仕事場所はオフィスだけに限らず自宅やカフェ、コワーキングスペースなどの幅広い選択肢があり、進化系フリーアドレスとも言われています。ABWの目的は「社員の満足度向上」「生産性向上」などが主で、フリーアドレスよりも従業員のメリットに焦点を当てた制度だと言えます。
課題となる個人の荷物管理
企業の環境や社員の希望によってどのような働き方を採用するかは異なりますが、いずれの場合にも課題となるのが「個人の荷物管理」です。筆記用具や書類、ノートPCや各種デバイスなど、それまで個人のデスクに収納していた荷物は少なくないでしょう。それらを業務ごとに全て持ち運ぶのは非効率です。また、持ち運ぶ際に荷物が多くて必要なものがすぐに取り出せなかったり、重要な書類を紛失したりするリスクが発生します。
そのため、荷物管理に取り組む際、セキュリティ面や生産性向上、コスト削減などにもアプローチすることができるため、意識すると良いでしょう。
4つの主な管理方法
ここでは、以下の4つのポイントをご紹介します。（ABWは主にオフィス利用時）
①ロッカーは必須
まず、オフィスには個人ロッカーの設置がおすすめです。セキュリティ面を考慮して施錠できるタイプを選ぶとよいでしょう。ロッカーにはダイヤルロックやICカード式など様々な種類があるので、安全性とコストのバランスを考慮して最適なロッカーを選定します。昨今では、電源付きの充電ロッカーや郵便受けがついたポスト型など、利便性の高いロッカーも登場しています。用途に合わせたロッカーを探してみましょう。
また、ロッカーの長期使用は私物を溜め込んだり整理整頓が不十分になったりする原因になります。そのような場合、定期的に配置替えを行って整理整頓を促すことも視野に入れると良いでしょう。
②収納用具により整理できる
オフィスの固定席がなくなることで不便に感じるのが、鞄や書類などのちょっとした荷物の置き場所です。デスクの上に荷物を広げると作業スペースが狭くなってしまいますし、鞄を作業デスクの足元に置くと汚れが気になる方もいるでしょう。しかし、これは社員が 整理整頓の意識を向上させるチャンスであるとも言えます。そのためには、目的に沿った収納アイテムを活用し、社員の生産性を低下させない環境作りが必要です。
例えば、鞄の置き場所には移動式のワゴンが便利です。作業スペースの横に置いて一時的な収納場所にすることで、デスクを圧迫せず快適な作業が可能になります。他には、デスクや椅子に取り付けるタイプのカバンフック（バッグハンガー）を活用するのも一案です。
③利用頻度の低い荷物を共用化
利用頻度の低い荷物は共用化するという選択肢もあります。特に文房具などの消耗品は共用化して管理を一括することでコストカットに繋がり、適切な資産管理が期待できます。もし共用アイテムが私物化されたり紛失したりするようなことが続けば、貸し出し履歴を記録するなどして対策を講じましょう。
なお、共用化は電子化とセットで進めることで、消耗品の総需要減を加速させます。ぜひ意識しておくと良いでしょう。
④私物管理に関するルールを設ける
荷物管理の仕組みが変われば、新たにルールを設ける必要があります。また、オフィス内の共有スペースが増えるため、社員一人ひとりがオフィスを快適な環境にするという意識を持つことが大切です。以下に、ルールの一例を挙げます。
＜一例＞
- ・オフィスに不要な私物は持ち込まない
- ・共用アイテムは個人ロッカーに入れない
- ・離席する時間が長ければデスクとその周辺を片付ける など
制定したルールはいつでも確認できるよう、社内に掲示するかイントラネット等にアップロードしておきます。さらに、デスク周辺には消毒用アルコールや持ち運びし易い清掃用具を配置しておけば、いつでもデスクを清潔にできる環境が整うでしょう。
利用頻度の低い備品は外部サービスの利用がおすすめ
上記のように、フリーアドレスやABWを導入する際は個人の荷物の管理環境を整備する必要がありますが、オフィス全体の物品管理に目を向けることは重要です。オフィスに利用頻度の低い備品がスペースを占有している場合は、外部の保管サービスへ委託してみてはいかがでしょうか。昨今では、必要な時に必要な場所へ配送もしてくれる外部の保管サービスが多く登場していますので、オフィス整理を検討している担当者の方は一度検討してみることをおすすめします。
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