2022年3月23日お役立ち情報

会社の物品管理に課題を感じるビジネスパーソンが多数。アンケート調査から見えてきたものとその対策は？

オフィスには、机や椅子、キャビネット、書類など様々な物品があります。毎日利用しているものやあまり利用していないものなど活用頻度が異なりますが、オフィス内で保管しておく必要性の高い物品はどれくらいあるのでしょうか。

株式会社日本パープルは2020年2月、都内勤務のビジネスパーソン（正社員）1,116名を対象に職場での物品保管に関する調査（詳細は本記事最下部記載）を実施。同調査結果によると、4割近くが現在「職場の物品保管は適切ではない」と回答。対象者は職場の物品保管について課題や困りごとを感じており、業務に影響を及ぼしていることがわかりました。

スムーズに業務を進めるためには、適切な物品管理が大切です。そのためにも物品保管ルールの見直しや、利用頻度が低い物品はトランクルームや倉庫などの社外の収納サービスを導入することも考えられます。本記事では、株式会社パープルが行った調査結果をもとに、職場で物品保管に困っている物トップ3や適切に物品保管するための対策、オススメの収納サービスなどについてご紹介します。

1. 保管に困っている物トップ3は、「キャビネット・書棚」「社内文書」「机・椅子・会議テーブル」

同調査の「職場の物品保管スペースで困っていることはありますか？」という問いに対して、対象者の38.5%のが「ある」と回答しました。また、「どのような物品の保管に困っていますか？」（複数回答可）との質問に対しては、37.9%が「キャビネット・書棚」と回答、約33.2%が「社内文書」、そして約29.4%が「机・椅子・会議テーブル」と回答。少なくない数のビジネスパーソンが物品保管について何らかの課題を抱えていることがわかりました。

このような課題に対し、どのような対策が考えられるでしょうか？次に対策をご紹介します。

対策

・紙での保管が不要な文書について、電子化の上電子データで保管
・座席の固定をせず、その時々で好きな席に座って仕事をするフリーアドレスを導入。社員の個人物品はロッカーで管理
・今後、利用する見込みのないキャビネットや書棚、机・椅子・会議テーブルなどの一定の面積を要する大きなオフィス家具は社外のトランクルームや倉庫に預けるか、リサイクル等の処分を行う。その上で新しく購入する物品については本当に必要かどうかを確認する基準を設定・遵守
・普段利用することのない保存文書は、セキュリティが担保された保管施設に預ける

2. ビジネスパーソンの4割近くは社内の物品保管の体制が適切ではないと考えている

「ご自身の会社の物品保管方法は適切だと思いますか？」との問いに対して、回答者の38.2が「そう思わない」と回答。このお困りごとに対し、どのような対策が考えられるでしょうか？次に対策の例をご紹介します。

対策

・誰が何のためにどのくらいの期間保管するのかを明確にするなど、保管ルールの構築
・社内で何をどこに保管しているのか一覧を作成し、ファイルで共有する
・電子化し、検索性や分類性を高める
・不必要な物品は購入しないことなど、物量管理を徹底する
・利用頻度が低い物品は外部収納スペースへ預ける

3. ビジネスパーソンの約3割は物品保管スペースの確保で業務に影響が出ている

「物品保管スペースの確保で業務に影響を及ぼすことがありますか？」との問いに対して、27.4%が「ある」と回答。このお困りごとに対し、どのような対策が考えられるでしょうか？次に対策をご紹介します。

対策

・紙での保管が不要な文書は、電子化し電子データで保管
・今後、利用する見込みのないキャビネットや書棚、机・椅子・会議テーブルなどの場所を要する大きなオフィス家具は社外のトランクルームや倉庫に預けるか、リサイクル等の処分を行う
・普段利用することのない保存文書は、セキュリティが担保された保管施設に預ける

4. トランクルームや倉庫会社を選ぶ基準は、預けやすさや管理方法にある

「トランクルームや倉庫会社を選ぶ基準を教えてください」との問いに対して、39.9%が「預けやすさ・管理方法」と回答、29%が「セキュリティ」、そして16.4%が「距離・スピード」と回答しました。

ここでは、これらの回答に応えるサービス「Stock Mamoru」をご紹介します。職場の物品保管に困っており、社外のトランクルームや倉庫の利用を検討中の方は、同サービスの導入がオススメです。具体的にどのようなメリットがあるのか、次に詳しくご紹介します。

Stock Mamoru

1. 預けやすさ・管理方法

・荷物の預け入れは専門スタッフが伺い、運搬から梱包、配送まで一括対応
・預け入れ時に1アイテムごとに物品の撮影、採寸を行う。専用のWebサイトから預けた荷物を閲覧可能。写真で一覧表示、サイズ（幅×奥行き×高さ）も記載されている
・保管が不要となったものは安全に廃棄依頼ができる。Webから簡単に廃棄依頼可能
・1日から契約可能

2.セキュリティ

・耐震性の高い施設で保管
・大手セキュリティ会社による24時間監視体制を導入済
・入退出管理を行い、関係者以外は倉庫内に立ち入りが不可

3.距離・スピード

・預けた荷物は日本全国どこでも配送手配可能
・Webから配送手配が簡単に依頼できる
・配送依頼後、発送の調整にも対応

オフィスのあり方について考えてみる手も

日本パープルの調査から、約4割近くのスタッフが職場の物品保管が適切に行われていないことで困っていることがわかりました。スムーズに業務を進めるためにも、適切に物品管理を行うことが大切です。職場の物品保管についてお困りの方は、ご紹介したポイントを参考に、自社ではどのように改善できるのか検討することをおすすめします。

実際のお悩みとともにいくつか対策をご紹介しましたが、働き方の変化に応じたオフィスのあり方について徹底的に考えてみるのも一つの方法です。その上で、大幅なレイアウト変更などが考えられるかもしれません。いずれにせよ、快適なオフィス環境を保つために、物品保管体制の整備が重要だといえるでしょう。

【調査概要】