2024年10月29日お役立ち情報

オフィス縮小のメリット・デメリットを解説！成功のポイントを解説

オフィス移転の際に気になるのが、オフィスの広さですよね。特に今のオフィスよりオフィスが狭くなる場合、”メリット”や”デメリット”など気になる方は少なくないと思います。
オフィス縮小は、企業にとってのコスト削減や働き方改革に適応する策として注目されています。特にコロナ禍をきっかけに迎えたリモートワークの普及に伴い、多くの企業がオフィススペースの見直しを進めています。
この記事では、オフィス縮小を検討する際に留意すべきメリットとデメリットを整理し、オフィス縮小という選択を成功に導くためのポイントについて解説します。
現在のオフィスよりも狭いオフィスへの移転を検討されている方は、是非参考にしてください。

オフィス縮小とは

オフィス縮小とは、企業が業務スペースや従業員数に合わせて、オフィスの規模を見直し、必要に応じて縮小することを指します。
在宅勤務、リモートワーク（テレワーク）の普及や業務効率化のために、大企業も含め、多くの企業がオフィスを縮小する動きが見られます。スペースを効率的に使うことやコスト削減を目的としたオフィス縮小は、近年の働き方の多様化と関連して注目されています。

オフィスを縮小するメリット

オフィスを縮小する際に気になるポイントの一つが「メリット」ですよね。
ここからはオフィスを縮小する際の主なメリットを紹介していきます。
今回紹介するメリットは以下の通りです。

コスト削減効果
業務の効率化
新しい働き方の提案

コスト削減効果

オフィスの賃料や光熱費、備品の管理コストを大幅に削減できることが、オフィス縮小の最大のメリットです。
オフィスの規模を小さくすることで、運営にかかる固定費を削減でき、企業の財務負担を軽減します。

業務の効率化

オフィスがコンパクトになることで、従業員同士のコミュニケーションが円滑になり、業務の効率化が図られることもあります。
また、無駄なスペースや設備を削減することで、必要なリソースを集中して活用できる環境を整えることができます。

新しい働き方の提案

オフィス縮小は、テレワークやフレキシブルな働き方の導入を後押しします。従業員がオフィスに常にいなくても業務を遂行できる環境を整えることで、従業員の働き方に柔軟性が生まれ、ワークライフバランスの向上にもつながります。

オフィス縮小のデメリット

オフィスを縮小させるメリットがある一方で、デメリットもあります。
デメリットとしては以下のものがあります。

手間や費用が発生する
コミュニケーションが取りにくくなる
スペースの確保が必要

それぞれ順番に解説していきます。

手間や費用が発生する

オフィスを縮小することによってその後のランニングコストを抑えられるようにはなりますが、オフィスの縮小には、オフィスの移転やオフィス内のレイアウト変更などに伴う手間や費用が発生します。
オフィスを移転をしない場合でも、オフィス縮小に伴う改装工事費や、必要なオフィス設備の再購入が発生することもありますし、オフィスを移転する場合は退去費用や賃貸契約のための初期費用などがかかる場合があります。

コミュニケーションが取りにくくなる

オフィスの縮小によって、全員が同じ場所で働く機会が減少することで、チーム内のコミュニケーションが取りにくくなる可能性があります。
リモートワークの増加に伴い、対面でのやり取りが減ることで、従業員同士の連携が希薄になることも懸念されます。

スペースの確保が必要

オフィスを縮小する際に、各従業員の作業スペースや会議スペースの確保が難しくなることがあります。特に、会議室や個別の作業スペースが減少することで、業務の質や生産性に影響を及ぼすリスクがあります。
また、それまで保管していた書類や備品等の荷物を同量のままオフィスに置いておくことが難しくなるため、場合によっては廃棄やトランクルームの利用などを検討しなければなりません。

オフィス縮小の成功へのポイント

オフィス縮小を成功させるためには、減らすという観点だけではなく、戦略的な計画性と柔軟な対応が求められます。
ここからは、オフィス縮小を効率的に推進し、事業の成長につなげるための具体的なポイントと取り組むべき要素を詳しく紹介します。

オフィス縮小の必要性・目的を確認

まずは、なぜオフィスを縮小する必要があるのか、その目的を明確にすることが重要です。単にコスト削減のためではなく、業務効率や働き方の変化に対応するための判断になっていることを念頭に置いた状態で必須条件を確認していきましょう。
オフィスを縮小することは企業目線の事情だけでなく、そこで働く従業員にとってのメリットに繋がっている必要があります。
就業環境の変化は、そこで働く従業員にとって良くも悪くも確実に影響を及ぼします。だからこそそれが悪く働いてしまえば従業員のモチベーション低下に繋がり、上手くいけば従業員のモチベーション向上に繋がるのです。
オフィス縮小が従業員のメリットにもなれば、従業員のモチベーションが向上することにも繋がり、業務効率がより上がっていき、ひいてはそれが企業の利益に繋がります。

オフィス縮小による費用対効果の確認

縮小によって得られるコスト削減効果や業務効率の向上を、事前にしっかりと分析することが重要です。縮小によるメリットが、発生する費用やリスクを上回るかどうかを確認することで、成功の確率を高めることができます。
またオフィスの移転・縮小は、計画から実際に準備にうつり、取り掛かることができるようになるまでにかなりの期間を要します。計画の際には実施日までに余裕を持たせて、通常業務への影響が少ないタイミングで実行しましょう。

管理・コミュニケーションの確認

オフィスが縮小された後も、円滑な業務運営を維持するためには、管理体制やコミュニケーション手段を再構築することが必要です。リモートワーク（テレワーク）に対応したITツールの導入や、従業員同士の連携を促進する仕組みが求められます。対面で会えない分、信頼関係の構築や部下の育成面で課題が生じるケースが多いため、従業員同士のオンラインミーティングやビジネスチャットなど気軽に利用できるコミュニケーションツールの導入はマストと言えるでしょう。出社と在宅勤務それぞれのニーズを正確に把握することも大切です。
また現時点での課題だけでなく、今後の事業や採用計画の見通しも必要といえます。

最適なオフィスレイアウトを確認

縮小されたオフィススペースを有効活用するために、最適なレイアウト設計が重要です。限られたスペースでも効率よく業務を行えるように、デスク配置や共有スペースの確保を工夫することが求められます。

オフィス縮小の注意点

オフィス縮小を進める際には、以下の注意しておきたい点があります。

ワークスペースの確保
オフィス家具や書類の保管

これらが十分でないと、逆効果になることもありますので注意が必要です。
順番に解説していきます。

ワークスペースの確保

オフィスを縮小した場合でも、従業員が十分に業務を行えるワークスペースを確保する必要があります。共有スペースの有効活用や、フリーアドレスの導入など、工夫次第でスペースを効率的に活用することが可能です。
またサテライトオフィスの設置やコワーキングスペース活用など、社員にとって利便性の高い手段を採用する企業の事例も多く見られます。その場合本来オフィスに保管しているような資料や備品は法人向けトランクルームを活用することでオフィスのワークスペースを最大限に使うことができるようになります。

オフィス家具や書類の保管

オフィスを縮小すると、不要になった家具や書類の保管場所に困ることがあります。この場合、外部の倉庫サービスを利用することや、電子データ化を進めることが効果的です。

法人向けトランクルームなら「ストックマモル」がおすすめ

オフィス縮小に伴い、不要な家具や書類、備品の一時保管が必要になることがあります。そんなときに便利なのが、法人向けトランクルーム「ストックマモル」です。
スペースの必要性に伴う利用だけでなく、将来的に再利用する資産を一時的に保管することで、オフィス環境をスッキリさせつつ、コスト削減に取り組むことができます。また、初期費用が掛からないため、気軽に活用できるのが魅力です。さらに詳細な魅力を続けてご紹介します。

即日利用可能

「ストックマモル」は、オフィスの縮小に伴う家具や書類の保管に最適な法人向けトランクルームサービスです。即日利用が可能で、スムーズなオフィス縮小をサポートします。

WEBから簡単配送

WEBから簡単に配送依頼ができるため、手間なく不要品や書類を保管場所へ送ることができます。スピーディーで便利な配送サービスは、忙しいビジネスパーソンにとって大きな利点です。

視覚化して物品管理

お預かりしたモノは、当社保管庫内の撮影スタジオにて写真を撮影し、採寸（幅×奥行き×高さ）を計測後「ストックマモル」のお客様専用アカウントに登録されます。登録後すぐにアクセスアカウントを発行し、ご連絡いたします。
保管している物品を視覚化して管理できるため、いつでも、どこからでも必要なものがどこに保管されているかをすぐに確認でき、効率的な保管と管理が実現します。