物品管理の4つの目的とは？在庫管理との違いを含めて解説
社内における物の管理には、物品管理と在庫管理の2種類があります。在庫管理は売上に直結するため優先度の高いタスクとされる一方で、物品管理は後回しにされがちな業務です。しかし、社内の物品を管理することは会社の資産を管理することでもあり、会社の利益や経営を正確に把握するためには重要なタスクなのです。そこで今回は、物品管理の目的や物品管理システムの種類について解説します。
物品管理と在庫管理の違い
物品管理とは、事業で使用する消耗品や機材・備品・仕掛品といった物品の数量・状態・保管場所などを管理することを言います。これには、物品の入庫から出庫や廃棄までの一連の流れを含みます。具体的には、机や椅子、ロッカー、ファイル、電卓、プロジェクターの他、パソコン・スマートフォンなどのレンタル・リース品などが対象です。
一方、在庫管理とは事業で販売する商品やその原材料などの数量・状態・保管場所などを管理することです。在庫管理は商品在庫を最適化する他、財務状況を判断する目的で行います。
つまり、社内で使用するものは物品、社外との取引時に使用するものは在庫と区別することができます。では次に、物品管理について詳しく見ていきましょう。
物品管理の目的
物品管理の目的には、以下の4つが挙げられます。
1. 量の把握
在庫管理と似ている側面がありますが、物品の量を把握することでストックの過剰発生や発注の重複を防ぐ目的があります。例えば、文房具などの消耗品は必要な種類と使用頻度を明確にするだけでも、無駄な購入を抑えることができます。必要な場所に必要な量を適切なタイミングで補充することは、コスト削減や生産性向上に繋がると言えます。ただし、無差別にコスト削減を掲げるのではなく、必要なものと省略できるものを正しく判断する必要はあるでしょう。
2. 所在の把握
会社が所有する物品はすべて資産となるため、一社員が私物化したり紛失したりすることがあってはいけません。物品管理は物品の貸し出し・持ち出しの流れを把握するためにも有効です。昨今ではプライベートのみならず仕事においてもタブレットやスマートフォンといったモバイル端末が必要不可欠なアイテムになっており、煩雑化した管理に頭を悩ませる担当者も少なくありません。物品管理を適切に行うことはトラブル防止に繋がります。
また、物品の所在を把握することで探す時間が省略できるのも、物品管理の目的の一つと言えるでしょう。
3. 状態の把握
物品管理における状態の把握とは、物品がいつまで使用可能か、故障していないかなどを把握することです。保管されてはいるものの耐用年数超過や破損などの理由で使用できない状態になっていれば、業務に支障をきたす可能性もあります。また、状態の把握ができていれば、持ち出し時に破損があった場合も責任の所在を明確にすることができます。
4. 資産状況の把握
高額かつ長期間使用する有形の機材などは固定資産の対象となり、経理処理上減価償却扱いになります。これは会社の利益に直結する項目のため、漏れなく確認しておかなければなりません。物品管理は資産管理という認識が必要です。
しかしながら、膨大な種類と数量がある社内の物品管理は容易ではありません。物品管理をより正確に、効率良く行うには、物品管理システムの導入をおすすめします。
物品管理システムのタイプ
ここでは、物品管理システムの代表的な種類を3つご紹介します。
ID情報管理タイプ（RFID、QRコードなど）
物品にRFIDタグやQRコード、バーコードを付け、スキャンすることにより、物品の追跡と管理を行うシステムです。物品をID単位で管理することで、物品の入庫・出庫・廃棄をリアルタイムで監視することができます。さらに、タブレットやスマートフォンと連携することができれば、より柔軟な物品管理が実現します。
業界特化型タイプ
業界によって扱う物品の種類が異なるため、その業界に特化した物品管理システムが存在します。例えば病院では、医療機器だけでなく治療時に使用する備品の使用期限などの管理ができ、さらに会計システムやカルテと連動したシステムなどが利用されています。医療用品の欠品は医療行為を妨げる致命的要因となるため、こうした業界特化型のシステムを導入することが合理的と言えます。
一気通貫型タイプ（物品預け入れから管理・廃棄までおまかせ）
社内の資産とも言える物品管理を安全に行うため、セキュリティチェックは欠かせないポイントです。物品管理の預け入れから、仕分け、管理、そして廃棄までの項目を一括で依頼できる一気通貫型のシステムなら、より安全な物品管理が実現するでしょう。
また、システムがWeb上で管理できるか、自社で使用している会計システムと連携できるか、導入後のサポートが充実しているかどうかなど、サービスの利便性も重要な要素です。
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また、荷物の預け入れは厳密な社内審査に合格したスタッフが対応し、現金輸送車と同等のセキュリティを誇る完全密封車で輸送するなど、保管にまつわる一連の工程について「誰がどのように行っているか」を明確に情報公開しています。導入前後のサポートも手厚く、安心して依頼することができます。
効率的な物品管理にはシステム化が必要
会社の資産を正しく把握するためには、正確な物品管理が必要です。また、物品管理システムを導入することで、業務の無駄を削減することができ、コスト削減にも繋がるでしょう。しかし、日々増減を繰り返す膨大な物品管理を社内で完結させるのは極めて難しいもの。上記でご紹介した物品管理システムを活用して、効率良く物品管理を行っていきましょう。日本パープルのStock MAMORUなら、自社の課題に合わせてサービス内容を提案してくれるため、物品管理にお困りの担当者は一度相談してみてはいかがでしょうか。
