オフィス移転は、物理的な場所の変更だけでなく、業務効率の向上やコスト削減の絶好の機会です。その中でもオフィス移転時の家具や収納の見直しは重要なポイントの一つです。
オフィス移転をきっかけに家具や収納をどのように見直すべきか、廃棄や購入の判断基準、追加収納の工夫などについて解説します。

オフィス移転後に家具を見直すきっかけ

オフィス移転はこれまで使ってきた家具を見直す絶好の機会と捉えましょう。
新しいオフィスの広さや形状に応じて、レイアウトを最適化する必要が出てくるため、使い続ける家具と変える家具を見極めることが大切です。
ここからは、オフィス移転後に家具を見直すきっかけとなる事柄を解説していきます。

移転先のオフィスの面積

オフィスの面積は家具の見直しに大きく影響します。移転することで面積が狭くなる場合にはすべての家具を持ち込むのは現実的に不可能となります。そのため、限られたスペースに最適な家具を選ぶ必要性やレイアウトの工夫が求められます。逆に広いオフィスに移転する場合には新しい業務エリアの導入やフリースペースの確保を目的に、追加の家具の購入などを検討しましょう。

業務効率化に適したレイアウト変更

オフィス移転を機に、業務に適したレイアウトになっているかどうか改めて確認しましょう。従来の固定座席スタイルからフリーアドレス化を検討するなど、各部門間の連携を促進する座席配置に変更することが可能な絶好の機会です。レイアウトに合わせて不要な家具の処分、あるいは新しい家具の購入も検討しましょう。

家具の使用年数

長年使用している家具はオフィス移転のタイミングで買い替えを検討することが推奨されます。老朽化や機能の陳腐化により、移転後も継続して使用するメリットが少ないためです。家具を新しく買い替えることは従業員のモチベーション向上にもつながります。

オフィス移転後の家具はどうする？

オフィス移転後、これまで使用していた家具をそのまま使うべきか、新規購入やリースを検討するべきかは企業の事情や移転先の状況によって異なります。家具の買い替えなど、選択肢は様々です。それぞれの方法にはメリット・デメリットがあり、期間やコスト、業務効率、オフィスの雰囲気に与える影響も考慮する必要があります。それらの方法について具体的な選択肢と共に紹介します。

家具付きの物件を選ぶ

家具の調達コストを抑えるには、家具付きの物件を選びましょう。引越し作業の簡略化も可能になるため、スタートアップ企業や当面での拠点移転を考える企業に人気です。内装や既存の家具が自社の業務にきちんと適合するかどうかは事前にしっかりと確認しましょう。

リースのオフィス家具を利用する

家具のリースは、初期費用を抑えるメリットのほか、必要に応じて家具を柔軟に変更できるメリットがあります。リース期間が終了すれば返却が可能なため、移転後のニーズ変更にも対応しやすいです。

移転時に新しい家具に買い替える

移転を契機に、デザイン性や機能性を重視した家具に買い替えるのも良いでしょう。新しい家具がオフィスの雰囲気を向上させて、社員の士気を高める効果も期待できます。
昨今は従業員の健康を考慮した人間工学的なデスクやチェアを導入する企業も多いです。新しい家具の導入は業務効率向上やオフィスのイメージ向上にもつながるため、企業のブランディングに貢献する重要な要素と捉えましょう。

現在使用している家具を利用する

とりあえず使える家具を新しいオフィスに持ち込むことで、コスト削減を重要視することも一つの選択肢です。

オフィス移転時の家具の選定ポイント

オフィス移転に伴う家具選びは、業務効率や従業員の快適性に直結するため、慎重な判断が求められます。新しいオフィスの広さや用途に合わせて最適な家具を選びましょう。ここでは、オフィス移転後に快適で効率的な職場環境を実現するための家具選定のポイントを解説します。

オフィスの面積に合った家具選び

スペースを無駄なく使える家具を選ぶことが何よりも重要です。移転先のスペースが限られている場合には省スペースデザインの家具や、収納力のあるデスクを活用することで、狭いオフィスでも快適に働ける環境を整えましょう。

座席に配慮したレイアウト

座席の配置は、従業員間のコミュニケーションを促進するためのカギです。座席配置の際は意見の交わしやすさに配慮することでちょっとした議論がしやすくなります。一方でプライバシーを確保できる仕切りも検討することで、仕事の集中力と交流のバランスを取ることができます。

フリースペースの有無

休憩にも打ち合わせにも使えるフリースペースを設けている企業は、オフィス移転時も引き続き設けることで、業務効率を向上させる効果が期待できます。フリースペースには可動式の家具を選定することで、より多目的な空間づくりをすることができるでしょう。

会議室の数や利用頻度

会議室の数やその利用頻度は、家具の選定に関係する重要な要素です。頻繁に使われる会議室であれば、長時間の利用にも耐えられる快適なチェアや大型テーブルが必要になります。利用頻度が低い場合や、スペースを有効活用したい場合は、折りたたみ式のテーブルやスタッキングチェアを採用するのも有効です。また、オンライン会議の増加を見越して、AV機器や配線に対応した専用の家具も検討してみましょう。会議室の運用スタイルに応じて柔軟な家具を選ぶことで、オフィス全体の効率も向上します。

移転後も利用しやすい家具

オフィス移転後も快適で効率的な作業環境を維持するためには、長く使える家具の選定が重要です。頻繁に買い替える必要がなく、あらゆる業務に柔軟に対応できる家具を揃えましょう。
特にデスクやチェアなどの基本的なオフィス家具は、従業員の生産性や健康に直接関わるため、慎重な検討が求められます。ここでは代表的な家具について紹介します。

オフィスデスク

広さや高さを調整できるデスクは、移転後の環境でも柔軟に対応することが可能です。スタンディングデスクを導入することで、従業員の健康をサポートするのも良いでしょう。

オフィスチェア

オフィスチェアは従業員のパフォーマンスや健康に大きく影響する家具であるため、移転後も長く使えるなるべく高品質なものを選びましょう。人間工学に基づいたチェアは腰や肩への負担を軽減し、長時間集中力を維持するのに役立ちます。ランバー（腰部サポート）付きのモデルは、リフレッシュタイムにも快適です。
また、フリーアドレス化が進むオフィスでは、誰でも簡単に調整できる操作性の高いチェアが求められます。耐久性も重要な要素です。

収納家具（キャビネット・ロッカー）

書類キャビネットや個人用ロッカーにはキャスター付きのモバイルキャビネットが、レイアウト変更も簡単で、フレキシブルなオフィスを実現するのに最適です。
書類のデジタル化が進む中で、収納のニーズがどこまであるかは検討の余地がありますが、従業員の私物保管用のロッカーを用意することは従業員のプライバシー保護などを配慮する上で必要です。

パーテーション

オフィス移転後のレイアウト調整にはパーテーションが非常に役立ちます。可動式のパーテーションであれば、会議やイベント時のレイアウト変更にも使用できます。アコーディオン式や吸音機能付きのパーテーションを導入することで、プライバシーの確保や機密情報を守るための防音効果を得られる点もメリットです。

休憩スペースやラウンジ用の家具

コンパクトなソファーや多機能ラウンジチェアはスペースが限られたオフィスでも使いやすく、来客時にも活用できるので便利です。

移転先のオフィスが狭い際の収納ポイント

移転先のオフィスが限られたスペースしかない場合、収納を工夫することが重要です。狭いオフィスでは、従来のような大型収納家具を置くことが難しいため、収納の最適化や断捨離がとても重要になります。
必要な書類や物品をコンパクトにする工夫が求められます。
ここからはオフィス移転時に実践すべき具体的な方法について解説します。

移転のタイミングで処分する

不要になった書類や家具は、移転のタイミングで処分することをおすすめします。断捨離を行うことで、新オフィスの収納を効率的に活用できます。
不要な大型家具は、オフィス家具の買取・廃棄を行う専門業者に依頼するとスムーズです。まだ使えるちょっとした家具や備品については、NPOや地域団体などへの寄付も検討しましょう。リサイクルショップでの売却も一つの方法です。
書類を廃棄する際は溶解処理を行うことのできる業者を選びましょう。

トランクルームを活用する

一時的に使用しないと思われる家具や書類は、トランクルームを利用して保管するのも有効です。処分に迷うものなどをすぐさま処分してしまうことで、しばらくしてから再購入や再作成の必要に駆られることも考えられます。オフィスの狭さを補う手段として賢く活用しましょう。

オフィス移転時のトランクルームの活用方法

オフィス移転時は、オフィス家具や書類の一時的な保管が必要になる場面が多々あります。新しいオフィスのレイアウトやスペースに合わせて全ての備品をすぐに配置するのが難しい場合、トランクルームの活用が有効です。また一時保管だけでなく、今後の使用を見据えた長期保管としても活用できます。

一時保管場所として利用する

トランクルームは引越し作業中の一時的な保管場所としても役立ちます。大規模な移転では、家具を段階的に持ち運ぶ際に特に便利です。

今後を見据えて家具を保管する

特に、季節ものやプロジェクトによって使用頻度が変わるアイテムの保管に適しています。

オフィス移転時の家具の保管は「ストックマモル」にご相談ください

オフィス家具や備品の保管には、信頼できるサービスの活用が重要です。「ストックマモル」はオフィス家具や書類の保管に特化したサービスを提供しており、次のような特徴があります。

即日利用可能

「ストックマモル」は即日利用が可能なので、急なオフィス移転や移転スケジュールの変更などのニーズにも対応できるのが非常に魅力的なサービスです。
オフィス移転では予定外のトラブルが発生することも多いため、必要な際に速やかにサービスを利用できるスピーディな対応は、業務への混乱を必要最低限におさえることができ、有効なリスクヘッジともなり得ます。

WEBから簡単配送

利用者は、スマートフォンやPCから簡単に配送手続きを完了できます。面倒な手続きは不要で、WEB上で依頼するだけで、家具や備品を迅速にトランクルームへ配送してくれます。複数拠点間でも一元管理できるので、再び物品が必要になった際も配送手配の手間を最小限に削減できるのが「ストックマモル」の強みです。

視覚化して物品管理

貸倉庫や物置きなど多くの保管庫では、ダンボールなどが積み重なっていて、どんな物品がいくつあるかパッと見では把握できません。在庫量管理には、一つ一つ確認し、棚卸作業が必要となります。その点「ストックマモル」では、入庫時に物品をカメラ撮影することで、保管している家具や備品をオンラインでリスト化、視覚化して管理できるため、在庫確認などもスムーズです。

不用品の廃棄

オフィス移転時に出た不要な家具や備品は「ストックマモル」の廃棄サービスを利用することで簡単に処分できます。専門スタッフが対応するため、不要品の分別や廃棄の手間が改めて発生することはありません。

まとめ

移転後の業務効率を高めるためには、オフィスの空間やレイアウトに合った家具や収納の検討が必要不可欠です。つまり、オフィス移転は、家具の見直しやレイアウト変更の絶好の機会といえます。新しいオフィスに適した家具を選び、不要な備品の処分、トランクルームの活用など事前に具体的な計画を練ることが重要です。「ストックマモル」はオフィスの家具や備品の保管、配送から廃棄までトータルサポートしているサービスなので、こういった便利なサービスも上手く活用して移転作業の負担を軽減しながら、快適で効率的なオフィス環境を整え、新たなスタートを切りましょう。