コミュニケーションを活性化させるウィズコロナ時代のオフィスレイアウト
コロナ禍やウィズコロナで出社する人数が少なくなり、オフィスに活気がなくなったと感じる企業も少なくないでしょう。その対策として、オフィスを縮小・廃止する企業も見られますが、オフィスは社員が一堂に会し価値を生み出す機能があることには変わりありません。
本記事では、社内コミュニケーションを再活性化するためのオフィスレイアウトの工夫について解説します。ウィズコロナ時代におけるオフィスの課題を再確認し、社内に最適なオフィスの形を見つける参考にしてください。
ウィズコロナにおけるオフィスの課題とは
テレワークを始めとする働き方の多様化が浸透しつつある昨今ですが、一方で様々な課題も残っています。
株式会社日本パープルが関東・関西のビジネスマン1,040名を対象に実施したオフィス環境課題に関する調査では、「出勤体制やオフィスの変化により、現在感じている課題は何ですか？」という問いに対し「社員間のコミュニケーション不足」が1位という結果になりました。
そもそも出社人数が少なくなっている中、オフィスのレイアウトが従来のままで、物理的に社員間のコミュニケーションが取りにくい状態になっていることなどが理由だと考えられます。
参考：＜ビジネスマンが抱えているオフィス環境課題に関する実態調査＞日本パープル調べ（2022年9月）
国内のオフィスでは、部署ごとにデスクを対面式にまとめる「島型」が広く採用されています。島型のメリットはグループ内のコミュニケーションが取りやすい点ですが、その反面グループ外の社員には話しかけにくいというデメリットがあります。つまり、ウィズコロナにおいて従来のオフィスレイアウトは合理的ではないと言えます。
そこで今回は、こうした状況を改善しコミュニケーションを活性化させる方法として、オフィスレイアウトの工夫例を提案します。
オフィスレイアウトの工夫例
ここでは、具体的な5つのアイデアを紹介します。すでに多くの企業で採用されている例もありますが、改めてそのメリット・デメリットについて考えてみましょう。
フリーアドレス
フリーアドレスとは、社員が固定席を持たずに作業する席を自由に選べるスタイルです。毎回隣の席になる人が変わるため、様々な人とのコミュニケーションが期待できます。この方法はテレワークを推奨する大手企業を中心に多くの会社で採用され、評価されているようです。他にも、フリーアドレス制は自由な単位のグループで席が利用できることや気分に合わせて好みの席を選べることができるといったメリットがあります。
デメリットとしては、個々の社員がいる場所を把握するのが難しく「人を探す」という工程に面倒を感じる人がいるかもしれません。また、毎回使用後にデスクの荷物を片づける手間も発生します。
オープンなミーティングスペース
オープンなミーティングスペースを設けると、「ちょっとした話し合い」をしたい時に必要なメンバーを集めて簡単なミーティングすることが可能になります。
従来であれば、会議室を予約してメンバーに時間と場所を知らせて…と事前準備が必要でしたが、このステップを削ることで社員の業務効率が向上するでしょう。さらに本質的な側面として、即座に必要なメンバーのみで無駄なくミーティングができることが挙げられます。コミュニケーションが活発化することで仕事の質が上がり会社に還元されれば、大きなメリットとなります。
ただし、会話が筒抜けになってしまうため、「ちょっとしたミーティング」には最適ですが、大人数での会議や重要なミーティングには別のスペースを設ける必要があります。
立ち話スペース
自由に使える休憩用スペースは、他部署間コミュニケーションを生み出す場所としておすすめです。その際、テーブルではなくカウンターを設置すると、役職や年齢に関係なくフラットなコミュニケーションが生まれるでしょう。自然とリラックスできる空間を演出するために観葉植物などを置くのも効果的です。
カフェスペース
昨今ではオフィス内にカフェスペースを設ける企業も増えています。ここではドリンクを飲んで休憩するだけでなく、居合わせた人と会話を楽しんだりリラックスしたりできるようなカフェ空間を演出することが大切です。
具体的には、自動販売機のほかにコーヒーマシンを置いたり、ちょっとしたキッチンを設けたりする企業もあります。オフィスの外に出なくてもカフェ気分を味わえるため、社員が気分転換しやすく生産性の向上も期待できます。
プレゼンテーション／セミナースペース
会議や社内セミナーを行うためのプレゼン／セミナースペースは、重要な打ち合わせや来客対応のための部屋です。従来では、いわゆる会議室と言われる部屋を多く保有する企業もありますが、ウィズコロナにおいて会議室の数はそれほど必要がないかもしれません。
前述の通り、会議室とは別のミーティングスペースや立ち話スペースを設けることで、目的に沿ったスペースの有効活用が実現するでしょう。
オフィスレイアウトの前に、まずは備品等の整理から
「新しくカフェスペースを作りたい」と思っても、そもそも社内にスペースがなければ作ることはできません。まずは、オフィスの不要な備品を整理して空間の有効利用を試してみてはいかがでしょうか。
具体的には、以下のような対策が有効です。
- ・書類を保管している棚が多い⇒文書の電子化を進める
- ・使用頻度の低い会議室がある⇒別の目的に使用する
- ・数年に一度しか使用しない備品がある⇒レンタル倉庫を活用する
そもそも備品や販促品の量が多いなら、備品管理を外部の保管サービスで管理するのも一案です。宅配型トランクルームなら社員の手間と時間をほぼかけずに備品整理が実現するためおすすめです。
オフィス整理には宅配型トランクルームが便利
ここでは、必要な時にだけ備品の出し入れが可能で、便利で安全な備品管理を実現してくれる日本パープルの「ストックマモル」をご紹介します。
ストックマモルは、備品管理に関するすべての作業を請け負う宅配型ストックサービス。預けた備品はWeb上で可視化され、必要な時に必要な場所へ簡単に配送を依頼することができます。保管が不要になったら、廃棄も対応可能です。さらに、専用保管庫は入館制限があり24時間監視体制になっているなど、日本パープルの厳重なセキュリティ対策は多くの法人から支持されています。専門スタッフが荷物の預け入れから対応してくれるため、忙しくて整理の時間が取れないという企業には打ってつけのサービスでしょう。
オフィス整理やレイアウト変更を検討している担当者は、一度相談してみることをおすすめします。