オフィス移転は、企業の成長やビジネス戦略に応じた重要な決断です。計画が不十分であれば、業務の中断や従業員の不安や環境の変化による生産性・モチベーションの低下、予算オーバーといった問題が発生してしまいかねません。これらの‟失敗”を回避するために企業の担当者はどのように計画を立て、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

本記事では、「失敗しないためのチェックリスト」と題し、スムーズな移転を実現するためのポイントを解説いたします。

移転前に行うべき「準備と整理」5ステップ

オフィス移転の成功を左右する最大の要素が、事前の準備と整理です。ここでは5ステップでそれぞれの手順についてわかりやすく説明します。

1.プロジェクトチームの編成

オフィス移転は企業に取って一般的に6カ月～1年近くかかる一大プロジェクトです。ある程度以上の規模の企業は、移転プロジェクトを統括するチームの編成から準備をはじめましょう。

2.移転の目的と移転先の条件設定

プロジェクトメンバーが選定できたら移転の目的や予算を明確にし、移転先の条件を明確に設定しましょう。なかには、オフィス移転にあたって社内アンケートを実施し、社員の意見を計画に反映する企業も存在します。

3.移転先の選定とレイアウトの計画

定めた目的と条件に合わせて物件探しやレイアウト、インフラの設計を行います。目的に合った条件の物件を選定し、最終的なレイアウトもイメージしながら比較検討することはもちろん、移転に伴うIT機器や設備の移設や新規導入も計画的に行えるよう条件の洗い出しを徹底しましょう。

4.現オフィスの整理と不要物の処分

移転前には現オフィスの整理を行い、設備、書類などの整理や選定を行う必要があります。オフィス移転に伴って絶対に避けるべき事態として、機密情報の流出や重要書類や備品の紛失などが挙げられます。バックアップや管理システムを活用することはもちろん、後述の『Stock MAMORU』など専門のサービスを利用するのもひとつの手です。

5.社内外への告知と準備

オフィス移転が決まったら社内外に告知することが不可欠です。従業員に対してはなるべく早く情報を共有し、移転に向けて各々の準備を促すとともに新オフィスになるべく早く適応できるよう、説明会などでサポートに取り組みましょう。

オフィス移転にあたって必要な手続きとタイムライン一覧

オフィス移転を成功させるためには、必要な手続きを順序立てて実行し、スケジュールを遵守することが重要です。具体的な手続きと目安となるタイムラインについて詳しく見ていきましょう。

オフィスの契約関連の手続き

・新オフィスの契約（現オフィス解約の1〜3カ月前）：新しいオフィスの賃貸契約を締結します。解約条件や更新条件を中心に、契約書の内容を詳細に確認しましょう。
・現オフィスの解約（3〜6カ月前）：現オフィスの賃貸契約の解約通知を行います。プロジェクトがスタートしたタイミングで解約通知の期限を確認し、余裕を持って計画を進めましょう。

ITインフラ・備品に関する手続き

・水道・電気・ガスの手続き（〜1カ月前）：新オフィスでのライフラインはどのように利用できるのか、移転の2カ月前には明らかにしておきましょう。そのうえで1カ月前には手続きを完了しておきます。
・ITインフラや電話回線の契約（〜1カ月前）：インターネット回線や電話回線の契約を事前に行い、移転当日から問題なく利用できるようにします。
・顧客や取引先への連絡（1〜3カ月前）：顧客や取引先に対しては移転の1カ月〜3カ月前には挨拶状を送付して情報を共有し、企業サイトなどでの告知も行います。

郵便、銀行口座、行政などの手続き

・郵便物の転送手続き（〜1週間前）：郵便物の転居・転送サービスが1年間を期限に利用できます。開始日の指定が事前にできるため、遅くとも転居の1週間前には手続きを済ませておきたいところです。
・銀行口座・クレジットカードなどの住所変更（〜1週間後）：法人口座やクレジットカードの新住所への変更も移転の1週間後までを目安に忘れず行いましょう。
・行政手続き（移転日～それぞれの期限）：移転に伴い、法務局での本店・支店移転登記、市町村役場での特別徴収義務者の所在地・名称変更、税務署での異動届・給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出の提出、労働基準監督署での労働保険の手続きなどが必要となります。管轄の市町村などで手続きの期限は異なりますが、それぞれの期限に合わせて、10日以内を目安に行いたいところ。ただし、年金事務所での健康保険・厚生年金の手続きは「移転から5日以内」と手続きの期限が短い点に注意が必要です。

見積もり対象となる費用は？ 予算管理のポイントも

オフィス移転において最も気になるポイントのひとつが、どのくらいのコストが発生するのかです。見積もりの対象となる費用は以下の通りです。

・現オフィスの解約費用：現オフィスの解約に伴う費用（解約手数料、原状回復費用など）です。これらの費用は契約書を確認して詳細を把握します。
・新オフィスの初期費用：新しいオフィスの賃貸契約に伴う初期費用（敷金、礼金、前家賃など）です。
・改装・設備費用：新オフィスの内装工事や設備の設置にかかる費用です。レイアウトの変更、家具の購入、ITインフラの整備などが含まれます。
・移転業者に支払う費用：移転を業者に依頼する際、発生する費用です。業者によって料金体系が異なるため、複数社の見積もりを取り比較検討しましょう。
・その他の費用：その他の予想される費用（例えば、従業員の交通費、新しい備品の購入費用、移転後の広告・広報費用など）もリストアップし、見積もります。

予算管理にあたっては、総予算を設定したうえで、費用項目ごとに詳細な内訳を作成することになります。とはいえ、プロジェクトの進行に伴って費用の見直しが発生することは少なからずあります。予算超過を防ぎつつも、予期せぬ費用発生時に対応できるようあらかじめ予備費を見積もっておきましょう。また、重要な支出については、プロジェクトチームや経営陣に報告し、承認を得るプロセスを設定することで予算管理の透明度は高まります。

スタッフをオフィス移転へ巻き込むには？

オフィス移転は組織全体の取り組みであり、成功には従業員の協力が不可欠です。それでは、どのように従業員を巻き込めばよいのでしょうか。

移転の目的と進捗を共有する

移転の目的やプロジェクトメンバー、スケジュールなど計画段階で策定した情報を従業員に共有する機会を持ちましょう。意見や懸念を聞くためのミーティングやアンケートを実施することでより自分ごとと考えることや不安解消につながります。また、社内掲示板や定例会などで最新の情報を共有することも重要です。

移転後のイメージが描ける仕組みを用意する

日々の忙しい業務に追われて、移転後のイメージが描けないという従業員は少なくありません。そこで、説明会や専用のコンタクト窓口、トレーニングなどを通じて移転後の業務イメージや期待されることを伝える努力が企業には求められます。移転前だけでなく、移転後もスタッフの意見を継続的に収集することで、より効果を高められることが期待できます。

オフィス移転時の物品管理で『Stock MAMORU』が有効に働く3つの理由

『Stock MAMORU』は、専用の保管施設で企業の物品を保管してくれる宅配型トランクルームサービスです。以下のような理由から、オフィス移転で安全に物品保管と管理を行う際、『Stock MAMORU』は有効に働く可能性があります。

1日から利用できる

一般にトランクルームや貸倉庫サービスは1カ月～など契約期間が決まっていることが少なくありませんが、『Stock MAMORU』は1日から利用できます。そのため、必要な日数だけ利用し、コストを最適化しながら物品を一時的に保管する場所を確保することが可能になるのです。

セキュリティ性が高い

『Stock MAMORU』では専用の施設にて有人管理、機械警備・各種防犯設備監視カメラ・人感センサー・外周セキュリティを用いたセキュリティが実践されています。さらに、入庫した物品は写真撮影・採寸計測を行ったうえでリスト化されるため紛失や管理ミスを防げることが期待されます。

配送や廃棄も依頼できる

システムに登録された物品はリスト化され、シームレスに配送や廃棄の依頼が行えます。配送可能な範囲は全国に広がっており、複数の拠点を指定したり、配送日の指定をしたりする仕組みも整えられています。

このように、オフィス移転で物品管理におけるコスト削減やリスク排除に『Stock MAMORU』は貢献します。

オフィス移転は計画的に。『Stock MAMORU』の活用もぜひご検討を

企業にとって、オフィス移転は長期的な計画のもと進められるべきプロジェクトです。本記事を参考に着実に手順を踏んでスケジュールを前に進め、コストを抑えながら目的を達成することにまい進しましょう。物品管理にあたっては『Stock MAMORU』の活用もぜひご検討ください。保管、配送、廃棄などオフィス移転で発生するさまざまなプロセスで有効であり、コスト最適化やセキュリティの強化にも役立つことが期待できます。