昨今、働き方改革とともにトレンドになっている「オフィスの見直し」。特にテレワークが普及したことで、オフィスの移転縮小やサテライトオフィスを開設する企業が増加傾向にあります。通勤時間の削減や自律的な働き方による生産性の向上や費用の削減が目的のようですが、オフィスの見直しは企業にとってどれほどの有効性があるのでしょうか。オフィス整理のメリット・デメリットから考えていきます。

オフィスを整理するメリットとデメリット

まずはオフィス整理のメリットについて見ていきましょう。

メリット

●オフィスのランニングコストの削減

オフィスの面積を狭くすることで必然的に家賃や光熱費などの維持費を下げることができます。また、リモートワークを前提としたオフィスの見直しによって通勤が無くなることで、社員の交通費も削減できます。

●ストレスの少ない環境作りで業務効率がアップ

時代の流れとともに、仕事内容や働き方はアップデートされていくものです。使いにくい家具の配置をしていたり古い書類を溜め込んでいたりするなど、オフィスに対するストレスが無意識に蓄積しているかもしれません。動きやすくストレスフリーな環境作りが、業務効率アップにつながると考えられています。

●社内コミュニケーションの活性化

物品を減らして動線を快適にすることで、これまでなかった新たなコミュニケーションが生まれるという点も大きなメリットと言えます。コミュニケーションの活性化はスピーディーな社内連携や目標達成を実現できる素地を醸成します。

デメリット

一方でデメリットについては、オフィスを整理する工数が必要になる点が挙げられます。実際にオフィスを移転させたりレイアウト変更をしたりするとなると、社内調整から物品整理、棚卸し、仕分けなど各工程に時間を要することが想定されます。通常業務に支障をきたすことを危惧して、思い切ってオフィスの整理に着手できないという企業も多いのではないでしょうか。

しかし、そのデメリット以上の大きなメリットがあるからこそ、今オフィスの見直しがトレンドになっているのだと言えます。

アフターコロナもオフィスはコンパクトに

新型コロナ収束後も、コロナ前の働き方に完全に戻ることはないだろうと予想されています。つまり、現在の働き方がニュースタンダードになるかもしれないといえます。オンラインミーティングや在宅ワークがより定着することを考慮すると、今からでもオフィス整理を始めておいて損はないでしょう。

オフィスを整理するポイント

以上、オフィスをコンパクトに整理するメリットとデメリットを見てきました。ここではオフィスを整理するにあたって具体的なポイントをご紹介します。

●レイアウトを変更する

オフィスもレイアウトの方法一つで広く見せたり快適に使ったりすることができます。具体的には、背の高いオフィス家具を置かない、窓の周りに荷物を置かない、通路を確保する、コミュニケーションスペースを設けるなどがレイアウトのポイントです。デッドスペースがないか、今一度オフィスを見渡してみましょう。

●フリーアドレス制を導入する

昨今よく耳にするフリーアドレス制。個人席を固定しないことでテレワークや外回りでオフィスにいない社員分のデスクを有効活用することができるため、多くの企業が導入しています。また、フリーアドレス制にすることで他部署のメンバーとコミュニケーションを取る機会が増え、新しいアイデアや仕事のモチベーションアップにつながるというメリットもあります。

●物品を整理する

年々増え続けるオフィス物品に頭を悩ませている担当者も多いのではないでしょうか。資料や備品は整理していても場所を取ってしまうものです。物品保管のためだけの倉庫を設けている企業がほとんどではないかと思いますが、これは生産性向上を目指す妨げにもなりかねません。物品整理の基本は捨てることですが、年に数回だけ使うといった捨てられない物品が多い時は、外部倉庫をレンタルするという手段を検討してみてはいかがでしょうか。おすすめの物品保管サービスを本記事の最後にご紹介していますので、参考にしてみてください。

●書類を電子化する

物品整理と同様に、捨てることのできない重要書類も多く存在すると思います。おすすめの解決策は、やはり書類の電子化です。物理的に物が減るのはもちろん、資料の検索性・共有性・情報蓄積性の向上やセキュリティ対策にもなり、今ではテレワークを進めるうえで欠かせないシステムの一つとなっています。

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オフィスの整理でスペースの有効活用を

多様な働き方に合わせてオフィスのあり方にも変化が起きています。企業の生産性を高めるためにも、無駄なスペースを削減し、有効的なオフィスの使い方を見直しましょう。今回ご紹介した外部サービスを利用するとスピーディーに進めることができ、時間の有効活用にもなるでしょう。