アフターコロナに向けてオフィス回帰への兆しが見える中、オフィスの在り方を再検討する企業が増えているようです。

株式会社日本パープルが関東・関西のビジネスマン1,040名を対象に実施したオフィス環境課題に関する調査では、「コロナ禍によるこの一年間の中でオフィスの在り方はどう変化したか」という問いに対し「約3割がレイアウト変更や移転を実施している」という結果となりました。コロナ禍より2年以上がたった現在も、オフィスをどうにか変えなければならないと企業が感じ、実践していることがわかります。

※参考：＜ビジネスマンが抱えているオフィス環境課題に関する実態調査＞日本パープル調べ（2022年9月）

そこで本記事では、アフターコロナにおける企業のオフィス課題を分析し、課題解決のヒントとなる外部保管サービスの潮流について解説します。

企業のオフィス課題とは？

同調査では「企業が現在感じているオフィス課題」として、以下の2つが上位に挙げられました。

コミュニケーション不足

最も多かった回答は、社員間の「コミュニケーション不足」です。リモートワークでは多くの企業がチャットツールなどのコミュニケーションツールを使って業務連絡を取り合っています。しかし、業務連絡以外のちょっとした相談や世間話といった雑談がすっかりなくなってしまったことから、発想を豊かにするコミュニケーション機会の減少が浮き彫りになってきています。コロナ禍において、リアルなコミュニケーションの重要性を再確認した人は少なくないでしょう。

また、オフィスで偶発的に発生していた他部署間の交流もリモートワークでは起こり得ず、コミュニケーション不足の要因となっています。

物品等の管理

コミュニケーション不足に次いで多かった回答は、「物品の保管や管理方法」です。「保管に困っている物品」については、オフィス什器（机、椅子など）、PC機器・モニター、販促品が順に挙げられています。

リモートワークを含め出社人数を制限している企業では、どうしても不要なオフィス什器が発生してしまいます。同調査では、これらが現在のオフィスの課題であると認識しながらも、約7割が「外部保管をしていない」と回答しており、実際に行動に移す企業は多くないことが明らかになっています。

外部保管サービスの潮流

上記のオフィス課題を解決するために、外部保管サービスは有効な手段です。

外部保管サービスには、①利用者が自分でカギを使って出入りし、自分で荷物を取り出すサービス（店舗型トランクルーム）②管理人が常駐する倉庫に荷物の出し入れをしてもらうサービス（貸倉庫）③Web上で荷物を管理し、出し入れは配送で対応するサービス（宅配型トランクルーム）の3種類に大別されます。

どのようなポイントを優先するかによって選ぶ種類は変わりますが、リモートワークや多様な働き方に対応するため、③に注目が集まっています。その理由には、以下の3つがあります。

1. 在庫管理の適正化

外部倉庫に預けた荷物を把握できていないと、あるはずのモノが見つからなかったり必要なモノを出すのに手間がかかったりと、資産管理がずさんになってしまいます。

社内で管理できればベストですが、リモートワークで荷物が分散している現状を考慮すると、在庫管理をシステム化して管理することが求められます。

宅配型トランクルームなら預けた荷物のリスト化が容易となるケースも多く、さらにモノが増えても簡単にリストを更新できるというメリットがあります。

2. 情報共有

従来、在庫管理は決まった担当者が一手に担うのが一般的でした。そのため、担当者しか倉庫のカギを持っていない、担当者が不在だと何もできないという状況が発生するのが課題となっていました。さらにリモートワークが始まると、荷物の出し入れがより一層円滑に進まず、業務効率が低下したという声も聞こえます。

担当者不在でも業務が進行する仕組み作りを実現するなら、宅配型トランクルームが最適です。複数の担当者を設定しそれぞれに権限を付与することで、管理者の承認無しでも荷物の出し入れが可能になります。Web上で履歴を確認できるサービスも多く、情報共有もスピーディに行えます。

3. 適正な管理体制の構築

例えば、①店舗型トランクルームや②貸倉庫の場合、倉庫がオフィスから遠い場所にあると出し入れに時間がかかります。また、荷物が多いまたは重い場合、一人では輸送できずに人件費も必要になるはずです。こうした作業時間は社員のコア業務への集中を妨げる要因となり、労働生産性に悪影響を及ぼします。

今後もオフィス環境は時代に合わせて変化していくものと予想されます。宅配型トランクルームを活用することで、一時的な荷物の保管場所を確保し、その時期に合わせた柔軟な対応を行うことが可能になります。

リモートワークで業務効率化が叫ばれる中、こうした外部サービスを活用し社員の手間がかからない適正な管理体制を構築することも重要な業務の一つと言えるでしょう。

選定の留意点

しかし、一口に宅配型トランクルームと言ってもサービスは様々。ここでは、選定の留意点を2つ紹介します。

Webで在庫管理などができる

どのような勤務場所からでも在庫管理を可能にするために、Webシステムは必須です。複数アカウントで関係部署との情報共有や、配送手配の簡便化などにより作業効率の向上が期待できます。また、アクセス権限を付与することで、担当者が変更した場合もスムーズな対応が可能です。最近ではスマホからアクセスできるサービスもあり、利便性はますます高まっています。

荷物を取りに行く必要性の有無

「自分たちで荷物を出し入れする」という管理方法では社員の重要な業務時間を割くことになり、多様化する働き方において非効率です。必要なときに必要なモノを必要な場所に届けてくれるサービスを選び、業務の効率化を目指すのが現状において最良の選択と言えるでしょう。

オフィス課題の解決に向けて、まずは相談を

同調査を実施した日本パープルでは、アンケート結果でも明白になったオフィス課題を解決する宅配型トランクルームサービス「Stock MAMORU」を提供しています。これまでに700社との取引実績があり、セキュリティ保管や配送代行、さらには廃棄にも対応した一気通貫のサービスとなっています。企業の課題によって柔軟にプランを提案してくれるため、まずは相談から始めてみてはいかがでしょうか。