生産性向上とサステナビリティの観点から見たオフィスの5S活動
昨今、テレワークやハイブリッドワークの普及によりオフィスへ出社する機会が少なくなり、オフィスの整備や環境維持が疎かになっている企業も多いのではないでしょうか。製造業やサービス業に限らず、オフィスにおいても、整理整頓の基本は「5S」です。そこで本記事では、5S活動がオフィスにもたらすメリットを考えるとともに、具体的な取り組み例や進め方を解説します。
5Sとは？5Sは何につながる？
5Sとは、
- ・整理（Seiri）
- ・整頓（Seiton）
- ・清掃（Seisou）
- ・清潔（Seiketsu）
- ・しつけ（Shitsuke）
の頭文字をとった言葉で、主に製造業やサービス業などで職場環境を改善するために用いられるスローガンです。5S活動は、整理整頓や清掃で社内を整備することですが、それによって業務効率化やコストカット、セキュリティ対策、社員の意識向上など様々な効果が期待できます。
例えば、整理整頓が徹底されておらず「デスクの上が書類や荷物で溢れている」状態だと、必要な物を探すのに時間がかかり業務効率が落ちてしまいます。しかし、整理整頓を徹底することで物を探す時間が省略され、生産性の向上に繋がります。
また、整理整頓による在庫の適正化はコストカットに繋がります。無駄な支出を抑えることで、それを管理するための人件費や保管スペースが削減され、企業全体の収益性を高めることができるでしょう。さらに、無駄を排除した行動は、サステナビリティに貢献する要素ともなります。
清掃・清潔面では、ゴミを放置しないことが情報漏洩事故の防止に繋がります。昨今はセキュリティ事故が増加傾向にあり、企業が甚大な損害を被る事例が多発しています。例えば、社内のちょっとしたメモ書きが持ち出され、社外で重要な情報になり、情報漏洩に発展してしまうーー。5S活動はそうしたリスク回避にも繋がっているのです。
オフィスの5Sを実現する具体的な取り組み
5Sには具体的にどんな活動があるのか。取り組み例を見ていきましょう。
取り組み例①：文具の定位置化、マップ化など
例えば、オフィスで最も使用頻度が高い文具は、すぐに使えて直せる便利な位置に置いておくことが整理整頓のコツです。また、文具の位置を一覧表やマップにしておくことで、文具の行方不明を防ぐことができます。
取り組み例②：コードの整理整頓
デスク周辺のコードが絡み合ったまま、放置されてはいませんか？電気コードの混線はホコリが溜まりやすく発火の可能性があるため、放置していては危険です。また、災害における避難を遅らせる原因にもなりかねません。
コードの整理整頓には様々な方法がありますが、コストをかけずに行いたいならワイヤーネットを利用する方法がおすすめです。デスクの下にワイヤーネットを設置して、束ねたコードを引っかけるだけですが、コードが絡まらず床から浮いた状態になり、デスク下の清掃がしやすくなります。
取り組み例③：頻度の低いツール（たとえばカッターなど）は共用化
文具の中でも使用頻度の低いものは共有での利用・管理が効率的です。コスト削減とサステナビリティ貢献の両面から、こういったアイテムは個々人が保有する必要はありません。共有アイテムは定位置に一括で保管し、内容物の表記をします。在庫数や発注番号・発注先のほか、在庫がゼロになった場合でも何が入っていたか分かるようイラストや写真を添付しておくのもおすすめです。さらに、多くの企業で取り組んでいることも多いようですが、クリアファイルなどのリユースを行い、所定の場所で管理することも有効です。
5S活動は生産性向上とサステナビリティに寄与している
デスクやその周辺が整備されている場合、物の収納位置が定まっていて、必要な時にすぐ取り出せ、迅速に作業に取り掛かれる状況を維持しています。物を探す無駄な時間がかからないためコア業務に集中でき、それが生産性向上に影響しているのです。さらに、どこに何がある状態を可視化することで、社歴が浅い社員を含む誰もが正しく利用可能な状態となります。
さらに、過剰な物品を購入する必要がなく、一製品の使用頻度を高めていくことにもつながるため、サステナビリティへの貢献につながります。
また逆を言えば、整理整頓や清掃ができていないと、生産性が低下し、収益性を下げ、事業活動の継続を困難にしてしまう要因になり得ます。サステナビリティへの取り組みが重要視されている昨今、5S活動はそうした持続可能な企業の構築にも寄与していると言えるのではないでしょうか。
取り組み手順
5Sには様々な進め方がありますが、今回は一例として以下の手順を解説します。
①現状把握
オフィスで整理されていない場所や汚れが溜まっている場所を確認します。
②社内での担当を決める
5Sは全社を挙げて行う活動です。ルールや基準を検討するために、各部署からリーダーとなる担当者を選任して進めることが望ましいでしょう。
③全体ルールの策定
5Sにおけるルールでは、基準を明確にします。具体的には、文房具の定位置や定量などを決めるほか、「〇年使用していないものは処分する。その際は環境負荷の低い順とする」「終業時、デスクの上は何もない状態にする」など、全従業員が同じ基準で取り組める内容にすることが大切です。
④仕組み化と従業員へ周知
全体ルールが決まれば、それらを継続させるための仕組化が必要です。定期チェックを行い、活動を記録し、PDCAを繰り返します。これにより、整理整頓への従業員の意識を定着させます。
しかし、社内の整理整頓で課題となるのが利用頻度の低い物品や大きな備品の保管方法です。年に数回しか使用しない展示会のパネルや販促物など、オフィススペースを占有されてお困りの担当者も多いのではないでしょうか。そのような場合は、外部の保管サービスがおすすめです。最後に、おすすめのストックルームサービスをご紹介します。
宅配型ストックルームサービス「ストックマモル（Stock Mamoru）」／日本パープル
ストックマモルは、配送してくれるトランクルームとして、什器を集荷から保管、Web上でデータまで管理してくれるサービスです。保管が不要になったら、廃棄も依頼できます。
さらに、専用保管庫は入館制限があり24時間監視体制になっているなど、運営会社である株式会社日本パープルの厳重なセキュリティ対策は多くの法人から支持されており、導入社数は900社を超えました。
荷物の預け入れから専門スタッフが対応してくれるため、社内の負担をほぼかけずに導入できる点も人気の理由の一つです。
オフィス整理に関するコンサルティングサービスも行っており、社内の整理整頓や物品管理についてお悩みの担当者は一度相談してみてはいかがでしょうか。