オフィス回帰に求められる職場環境の新しい姿とは
2022年11月現在、コロナ以後を見据え「オフィス回帰」への傾向が高まっています。
実際に、公益財団法人日本生産性本部が2022年7月25日に発表した「第10回働く人の意識に関する調査」（※）の結果によると、2022年7月のテレワーク実施率は16.2％で最低水準の記録となっています。
本記事では、最新のデータを基にオフィス回帰における現状を分析し、今求められているオフィスの役割について考えます。
（※参考：公益財団法人 日本生産性本部「第10回働く人の意識に関する調査」）
コロナ後の自宅での仕事環境は？
上記調査の「テレワークにおける課題」を問う設問では、これまで上位に挙がっていた自宅の環境整備に係る項目は今回も含めて減少を続けており、「Wi-Fiなど、通信環境の整備」「Web会議などのテレワーク用ツールの使い勝手改善」「押印の廃止や決裁手続きのデジタル化」の項目では観測史上では最低数値となりました。
また、「部屋、机、椅子、照明など物理的環境の整備」においては初めて3割を下回る結果となり、自宅で仕事を遂行するための物理的設備は整いつつあると言って良いでしょう。
一方で、「営業・取引先との連絡・意思疎通をネットでできるような環境整備」「上司・同僚との連絡・意思疎通を適切に行えるような制度・仕組み」など、職場の技術環境や仕組みにまつわる項目は前回4月調査と比べて増加となり、テレワークのデメリットと言われている「コミュニケーション不足」が改善されていないことが伺える結果となりました。
オフィス回帰に向けて求められる職場環境の姿
オフィス回帰するにあたり重要なのは、テレワークでは実現できないことをオフィスで行うということです。ここでは、以下の3つをピックアップして解説します。
コミュニケーション
先の調査結果でも明らかになっていますが、テレワークにおけるコミュニケーション不足は未だ改善されていない状況です。実際に、仕事・プライベートに関係なく、長引くコロナ禍でリアルなコミュニケーションの重要性を再認識した人は少なくないでしょう。
テレワーク時の連絡手段として、多くの企業ではチャットツール等を導入するようになりました。発言を文字に置き換えることで内容が正確に伝わり記録にも残るため、業務は円滑に進んだかもしれません。しかし、文面では些細な表情や仕草の中にある“文脈”を伝えられず、従来のコミュニケーションの代替にはなり難い側面もあると言えるのではないでしょうか。
オフィスは今後、こうしたコミュニケーションの場としての役割を担っていく必要があります。
アイデア創発の場
テレワーク導入におけるデメリットの一つとして、アイデア創発の場がなくなってしまった点が挙げられます。例えば、会議前の雑談や打合せ後の帰社途中でのやり取りなど、何気ない会話からアイデアは生まれやすいものです。また、偶発的なアイデアが新たな発見や仕事を生み出し、ひいては企業の発展に繋がると言っても過言ではありません。
他部署との交流もその一つです。オフィスでのすれ違いがなければ、情報共有や連携はスムーズに進まないでしょう。
集中的に作業を進める場所と、アイデア創発の場。これからの新しい働き方には、双方の役割を担う場所を検討していく必要があると言えます。
従業員の絆を強める場
テレワークではコミュニケーション不足によるチームワーク力の低下も指摘されています。オンラインではチームが顔を合わせてミーティングをする機会は日時などをあらかじめ設ける必要があり、どうしても堅苦しい雰囲気になりがちです。
また、雑談や目的共有の機会が減ることで孤独感や疎外感を感じても、周囲がその変化に気づけず離職に繋がってしまう、そういったケースも耳にします。
オフィスがあることで自然と従業員の絆を強める機会ができ、離職防止への貢献が期待できます。
上記を実現するための方策の具体例3つ
上記を実現するためには、従来の作業目的のオフィスを改善する必要があります。具体例として以下の3つが挙げられます。
オフィス移転
コミュニケーション中心のオフィスに変えていくために、オフィス移転は有効な手段です。環境を大きく変化させることで従来のオフィスから新しく生まれ変わることが視覚的に伝わり、社員も変化を受け入れやすいでしょう。
新型コロナをきっかけに地方へ移転した大企業のニュースも話題となりましたが、一方でデメリットとして多大な費用がかかるため、ハードルは高いと言えます。
オフィスレイアウト変更
移転せずオフィスのレイアウトを変更するだけでも、新たな環境を作ることは可能です。
具体的に、情報共有の場、雑談の場、アイデア創発の場など、目的別にスペースを分け、個人用の作業スペースは思い切って減らしてみましょう。もともとの部屋数が多くなければ、一つの部屋を仕切って使うのも一案です。レイアウト変更はコストがかからない分、様々な工夫が必要になります。
オフィス整理
レイアウト変更の際には、オフィス整理を並行して行う必要があります。何年も使用していない備品や不要な書類など、社内には整理しなければならない物品が意外と多いものです。社内で処分できる分は問題ありませんが、不定期で使用するものや廃棄できない重要書類といった処理に困るものは、ストックルームサービスを利用するのも一案です。
ストックルームサービスを利用すれば、必要な時にだけ備品の出し入れができ、オフィススペースの有効活用にもなります。
宅配型ストックルームサービス「Stock Mamoru」がおすすめ
ここでは、日本パープルの「Stock Mamoru（ストックマモル）」をおすすめします。ストックマモルは、配送してくれるトランクルームとして、什器を集荷から保管、Web上でデータまで管理してくれるサービスです。保管が不要になったら、廃棄も依頼できます。
さらに、専用保管庫は入館制限があり24時間監視体制になっているなど、運営会社である株式会社日本パープルの厳重なセキュリティ対策は多くの法人から支持されています。
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オフィス整理に関するコンサルティングサービスも行っており、今後のオフィスのあり方についてお悩みの担当者は一度相談してみてはいかがでしょうか。
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新たなオフィスのあり方が求められている
オフィス回帰の傾向が高まっていますが、コミュニケーションをはじめテレワークで失ったものを再構築するため、オフィスのあり方を見つめ直す必要性が出てきました。
オフィスをどのように変えるかは企業によって様々な選択肢がありますが、いずれにしても柔軟に対応できる環境を作ることが重要です。まずは今回ご紹介したストックルームサービスを利用して、社内の整理から始めてみてはいかがでしょうか。
