物品管理の不十分さが引き起こすリスクと解決方法
ハイブリッド型ワークなど多様な働き方が台頭しオフィス環境が一変したことで、社内の物品管理にお困りの方も多いのではないでしょうか。担当者がオフィス不在で、物品の保管場所が分からず探す手間と時間がかかってしまったり、貸し出したはずの物品が紛失したり、物品管理が曖昧になると、様々なリスクが懸念されます。
そこで本記事では、物品管理が不十分な場合に考えられるリスクを改めて洗い出し、その解決方法を解説するとともに物品管理の重要性について考えます。
物品管理不足のリスク
まず、物品管理が不十分な場合、どのようなリスクが考えられるのかを見ていきましょう。
情報漏洩
物品が適切に管理されていない場合のリスクとして、まずは情報漏洩が挙げられます。デジタルデータへの移行が進む中ですが、個人情報が入った物理的なデバイスなどを保有する企業も少なくありません。昨今、こういったデバイスを社外へ持ち出し紛失してしまうという事件が多く発生しています。「少しだけなら大丈夫」「それほど重要な情報でもないだろう」と物品管理を軽んじてしまった結果、予想以上の重大インシデントに発展してしまう可能性があります。
情報漏洩が企業に及ぼす影響は取引先からの信用低下だけでなく、損害賠償や取引停止のほか、最悪の場合は廃業に追い込まれるケースも考えられます。特に、ハイブリッド型ワークなど出社を固定しない柔軟な働き方を導入している場合は、情報漏洩防止のためにもより徹底した物品管理が必要でしょう。
コスト増加
物品の在庫を適切に把握していないと、未使用の物品があるにもかかわらず二重発注が発生し、過剰在庫を増やしてしまうことになります。たとえ少額の備品だとしても、不要なコストの積み重ねは利益の圧迫に繋がります。
さらに、管理体制に不備があると不正会計や盗難・横領といった不祥事に発展するリスクが高まることも忘れてはいけません。物品管理は紛失物の早期発見や不正を抑制する効果も期待できます。
生産性悪化
物品管理が不十分な場合、生産性の悪化に繋がることも懸念点として挙げられます。例えば従業員が必要な物品を持ち出す際、管理ルールが決められていなければ物品の保管場所が分からず、物品を探すことから始めなくてはなりません。物品を探すという不要な時間がかかるうえ、コア業務を一時中断することになり、生産性の悪化に繋がってしまいます。
社内士気低下に影響
また、コア業務とは無関係の行為に時間を取られることで、集中力が散漫してしまい、進むべき仕事が捗らず、結果として仕事に対する士気が低下してしまうというリスクも考えられます。「物品をあるべき場所に保管し管理する」ことは他の業務と比べて軽視されがちですが、スムーズに仕事を進めるうえで必要不可欠なタスクなのです。
解決方法
では、上記のリスクを避けるためにはどのような点に注意して物品管理を行えば良いでしょうか。ここでは、以下の3点を解説します。
必要有無も含めた総点検
物品管理におけるリスクを洗い出すために、まずは総点検を行います。消耗品から備品、販促品など社内の在庫をすべてリストアップし、故障しているものはないか、ストックの過不足がないか、保管場所が適切かなどを確認します。また、多くの企業が働き方の変化をきっかけに、オフィスの模様替えや再構築を行っています。廃棄できるものがあれば処分し、社内のスペースを有効活用をすることが望まれます。
総点検は現状の把握と新たな課題発見が目的です。社内にどのような物品管理のリスクがあるのかを正しく理解し、課題解決に繋げましょう。
備品の情報の見える化
担当者不在の場合でも物品管理を機能させるためには、備品の情報を見える化しておくことが重要です。ここでは、管理台帳を作成し共有するための方法として物品管理システムの導入をおすすめします。
管理台帳をシステム化することで複数の部署の情報を一元化でき、どのような場所からでも情報の閲覧や備品の発注が可能になります。また、データ管理なら、紙の台帳と違って紛失のリスクがありません。利用権限を付与しておけば、トラブルがあった場合の早期解決や不正の防止に繋がるでしょう。ハイブリッド型ワークなどで社員の働き方が煩雑になっている場合は特に、こうしたシステムを取り入れて利便性を高める必要があります。
利用頻度の低い物品を預ける
オフィスに出社する人数が少なくなり、オフィスが備品の保管庫状態になっている場合、思い切って利用頻度の低い物品を預けるという選択肢も有効です。昨今ではオフィス縮小の風潮を受け、トランクルームをはじめとする保管サービスが数多く登場しています。
ただ預けるだけではなく、必要な場合に物品を指定の場所まで輸送してくれたり、不要になった場合には物品の廃棄を依頼できたりと、それぞれのサービスごとに特徴があります。例えば、春にしか使用しない新入社員の研修用備品や、年に数回しか使用しない展示会用の販促品など、使用頻度が低いにもかかわらず保管スペースを占有する物品の保管におすすめです。
おすすめの物品保管サービス
物品保管サービスを選ぶポイントは、物品管理システムが利用できるかどうかと、セキュリティ対策です。最後に、法人におすすめのトランクルームをご紹介します。
配送型トランクルーム「Stock MAMORU（ストックマモル）」
日本パープルが提供するStock MAMORUは、物品管理に関するすべての作業を請け負う宅配型ストックサービス。預けた物品はWeb上で可視化され、必要な時に必要な場所へ簡単に配送を依頼することができます。保管が不要になったら、廃棄も対応可能です。
また、荷物の預け入れは厳密な社内審査に合格したスタッフが対応し、現金輸送車と同等レベルの完全密封車で輸送するなど、セキュリティ対策も万全です。導入前後のサポートも手厚く、安心して依頼することができます。
適切な物品管理を行い、社内のリスクを軽減しよう
業務の中で後回しにされがちな物品管理ですが、正しく行わなければ様々なリスクが発生します。もし情報漏洩事故が起きれば、会社の存続にも影響するほど甚大な被害となる可能性があります。社内で物品管理のルールを制定し、社員一人ひとりが意識して行動することが必要です。
また、ハイブリッド型ワークを始めとする多様な働き方にも対応していくためには、物品管理システムの導入は欠かせません。社員の負担を増やさず、かつ生産性を高めるためにも、この機会にシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。今回ご紹介した日本パープルのStock MAMORUなら、社内の課題発見からサポートしてくれるため、まずは一度相談してみることをおすすめします。