スタートアップ企業にとって、スケーラブル（拡張性など柔軟性のある）なオフィス運営は成長を支える重要な要素です。事業拡大に伴い急速に変化する人員や業務ニーズ。それらに対して柔軟に対応できる環境を整えることは業務効率と従業員の満足度、双方の向上に直結します。

本記事では、成長期のスタートアップが直面するオフィススペースの課題と、それに対処するための戦略的アプローチを紹介します。

成長期の企業で発生しがちなオフィススペースの課題とは？

スタートアップ企業の悩みとしてよく聞かれるのが、”事業の成長とともにオフィススペースが手狭になってしまう”という問題です。人員が急速に増加するフェーズでは、創業当初のオフィス設計が迅速に陳腐化してしまうことも少なくありません。
たとえば、このような光景に思い当たる節はないでしょうか。

・資料や機器の保管スペースが足りず、オフィス全体に無秩序に物が散乱している
・書類が適切に整理・保管されないため、業務効率やセキュリティに問題が生じている
・従業員ひとりひとりの作業エリアが狭くなり、プライバシーが確保できず集中困難な環境となっている
・会議室が不足し、ミーティングが廊下やカフェテリアで行われる光景が頻繁に見られる

一般社団法人 日本オフィス家具協会は2016年に「オフィスのスペースやレイアウトに関する各項目」の重要度・実現度について調査しています。その結果わかったのが、下記のようにオフィススペースに関して従業員の期待（重要度）と現実（実現度）にギャップがあるということでした。

・狭さを感じない（ゆとりを感じる）オフィスであること
→重要度：約55％／実現度：約20％
・書庫室や倉庫等のスペースが十分に用意されていること
→重要度：約50％／実現度：20％以下
・ 会議・打ち合わせスペースが十分に用意されていること
→重要度：約60％／実現度：約20％
・心身をリフレッシュできる場所が十分に用意されていること
→重要度：約55％／実現度：20％以下

調査には「人数規模は500名を超えると顕著に重要度が増えてくる（※1）」という記述もあり、成長期のスタートアップ企業では重要度と実現度のギャップが拡大しつづけることが予想されます。今後の企業の成長とともに業務効率や従業員のウェルビーイングを実現するにあたって、オフィススペースの課題に適切に対処することは不可欠といえるでしょう。

※参考：一般社団法人 日本オフィス家具協会顧客政策委員会「ワーカーアンケート集計・分析結果報告」「オフィスワーカーから見た、オフィス環境ニーズのトレンド」を探るための調査の実施と、分析結果を踏まえた提言・提案（※1の引用箇所は14ページ）、

柔軟性を持ったオフィス運営戦略の2つの方向性

成長期のスタートアップ企業が柔軟性を持ったオフィス運営を行うにあたってどのような戦略を立てるべきなのでしょうか。それには「オフィス自体の柔軟性を高める」と「テクノロジー・サービスを活用する」の2つの方向性が存在します。

オフィス自体の柔軟性を高める

多機能スペースの設計や、必要に応じて拡張可能なオフィスレイアウトを導入するなど、オフィス自体の柔軟性を高めるという方向性です。たとえば、壁やパーティションを可動式にすることで、異なるプロジェクトやチームのニーズに応じたスペースの変更を容易にするというのがそのひとつ。また、固定席を設けないフリーアドレスを導入し、共有スペースを戦略的に構築することはオフィススペース活用の自由度を高めるだけでなく、コミュニケーションの促進やアイディアの創出にも貢献します。シェアオフィスやコワーキングスペースの活用もその一種といえるでしょう。

テクノロジー・サービスを活用する

テクノロジーや外部のサービスの活用により、オフィス外にも業務に活用できるスペースを広げるという方向性です。たとえば、クラウドベースの文書管理システムやコミュニケーションツールを用いることで、従業員の自宅や外出先からも業務を効率良く進めることが可能となります。これにより、オフィスの物理的な制約から解放されるため、リソースをより効率的に活用できると考えられます。また、機密文書や特定の時期のみ必要になる販促物、機器などを運搬、保管、廃棄してくれる保管ソリューションを利用するのも一つの手です。社内資産の管理をアウトソースし、運搬や廃棄もプロに任せることでセキュリティ性や効率アップにつながることが期待できるのはほかにないメリットといえるでしょう。

成長期の企業がオフィス運営で意識したい2ポイント

成長期の企業がオフィスを柔軟性高く運営するために意識したいポイントはほかにも存在します。なかでも意識したい2つのポイントについて詳しく見ていきましょう。

人員増加に対応するためのインフラ整備

成長期の企業がスケーラブルなオフィス運営をするにあたって意識すべきことは、スペースの確保だけではありません。人数の増加に対応できる社内インフラの整備も欠かせない要素として挙げられます。たとえば、接続台数が増加しても快適に利用できるインターネット環境やサーバーの性能強化など、スケーラブルなITインフラの整備がその一例として挙げられます。近年はSaaSが一般化したこともあり、以前に比べて急激な人数の増加に合わせた社内インフラの変更は行いやすくなっていますが、人数が増えることにより機器やアカウントの管理は困難になり、セキュリティ上のリスクが高まるという問題もあります。IT利用のルールやコンプライアンス意識の共有も含め、成長期の企業こそ意識的に取り組み方を変化させていくことを忘れないようにしましょう。

コストと快適なワークスペースのバランスを探る

オフィス移転のコストは当然ながら、決して安価なものではありません。物件の賃料、内装費、引っ越し費用、通信インフラの整備や購入にかかる費用、原状回復工事費など、移転に伴って発生するコストは数多く存在します。しかし、前述の通り毎日業務にあたる環境が快適なものでなければ業務効率が低下し、結果として生じる損失も非常に大きなものとなりかねません。実際、株式会社日立ドキュメントソリューションズが2023年5月に法人企業に勤務する総務職500名を対処に行ったアンケート調査では、現在のオフィスが「とても働きにくい」と答えた方のうち36.8％が「物を置けるスペースが少ない」、39.5％が「自席スペースが狭い」という点を不満として選択しています。

※参考：株式会社日立ドキュメントソリューションズ「生産性とオフィス環境の関係」

スケーラブルなオフィス運営に役立つ保管ソリューション「Stock MAMORU」

なるべくコストを抑えつつ、スケーラブルなオフィス運営を実現したい。

スタートアップ企業のそのような要望に応えられるかもしれないサービスが株式会社日本パープルの配送してくれる保管ソリューション『Stock MAMORU（ストックマモル）』です。

デスク、椅子、キャビネットといった備品からスクリーンなどのイベント備品、かさばるチラシやパンフレット、販促グッズなどオフィスを圧迫するあらゆるモノ（物品や什器等）を専用の保管庫に預け、必要なときのみ利用できるのがこのサービス。配送の手配から丸ごと委託可能で預けた物品はWebシステムに登録されるため、配送や管理の手間も大きく削減できると期待されます。また、不要になった物品はシステム上から廃棄の手配を行うことも可能です。

現状に対してオーバースペックな環境を構築したり、移転を繰り返したりといった無駄なコストはカットしたい。しかし、今後の成長を見越してスペース拡大の準備は整えたい。

そのようなご要望に対して、「Stock MAMORU」はひとつの答えとなってくれるかもしれません。

スタートアップ企業のスケーラブルなオフィスの構築・運営に「Stock MAMORU」は効果を発揮する

急速に人数が変動するスタートアップ企業にとって、スケーラブルなオフィスの構築と運営は不可欠です。そこでぜひ、スペースの柔軟性を確保すること、外部サービスやツールを活用することを意識してください。社外にスペースを確保し、仕事を遂行するためにベストな環境を構築するにあたって「Stock MAMORU」は大きな役割を発揮します。急速な事業拡大に対応しながらもコストを最適化し、企業が大きく変化する成長期を乗り越えるために、ぜひ本記事のアドバイスを実践してみてください。