新型コロナウイルス感染症の影響で、オフィスを取り巻く環境が一変しました。企業は「新しい働き方」へシフトし、リモートワークやオフィスの移転・縮小などを行い、コロナ禍における効率的な働き方を模索しています。しかし一方で、オフィス形態の変化に伴い、物品管理についての課題が浮き彫りになっているようです。今回はコロナ禍における柔軟でレジリエンス性の高い物品管理について、昨今の課題や管理のポイントについてご紹介します。

物品保管にまつわる昨今の動向と課題

コロナ禍において、物品管理にどのような変化があったのか。現状では以下のような課題が挙げられています。

コロナ禍が誘発した課題

課題① オフィス縮小により、物品の保管場所がない

コロナ禍では密を避けるため出社人数を制限し、不要なオフィススペースを縮小する動きが活発化しています。そのため、これまで保管していた物品の置き場所の確保が難しくなっているケースも見受けられます。また、一時的な保管スペースが適切に管理されていないケースもあり、情報漏洩リスクの懸念があることも課題となっています。

課題② オフィス移転などによる物品輸送の問題

新しい働き方の一環として、本社移転やシェアオフィスへの移転を行う企業が多数ありました。移転において、オフィスの規模が大きければ大きいほど、引越し作業は大掛かりになり労力も必要です。また、輸送費や保管スペースを考慮すると、移転先のオフィスへ送る物品は必要最小限に留めておきたいところ。しかし物品の精査や廃棄作業がネックとなっているケースも多いようです。

物価の高騰が誘発した課題

課題③ 倉庫は空いているが在庫の確保ができない

物流関係では「原材料や物価の高騰で既存ルートから在庫調達が難しくなり、倉庫は空いたまま。賃料だけが発生している」という状況が発生しているようです。収益が確保できない一方で全体に占める倉庫コストの割合が相対的に増加しており、一刻も早く対応が必要な状況です。

課題④ イレギュラーに対応できない

課題③と反対のケースもあります。「今後を見据えて確保できるタイミングで原材料や資材・製品を大量に調達しておきたいが、倉庫の空きがなくて困っている」という声もあります。しかし調達における状況が不安定な今、新たに倉庫を借りることも難しい状況です。

コロナ禍において、契約やスペースに硬直性のある従来の体系は在庫管理を難しくさせているのが現状です。

コロナ禍における物品管理のポイント

このように、新型コロナは物品管理にも影響をもたらしています。今後もコロナ禍の常態化を想定すると、オフィスや倉庫も「新しい働き方」同様に新しい形に変化させていかなければならないと言えるでしょう。しかし、新たなシステムを築いたとしても、それが長期間効率的な状態を維持できるかというと、現状では現実的ではありません。「常に変化に対応可能な状態にしておく」ことがポイントになります。

そこで今注目されているのが、外部の保管サービスです。必要な分だけ保管スペースが確保でき、必要な時にのみ物品の出し入れが可能な柔軟なシステムで、利用する企業が増加しています。「預ける」以外にも、「管理する」「廃棄する」など様々な付随サービスがあります。オフィスや自社倉庫で物品管理するよりもコストカットができる可能性もあり、利用するメリットは大きいと言えるでしょう。

法人向け・物品保管サービス選定のポイント

数ある物品保管サービスの中から、どのようなサービスを選べば良いのか。今回は、法人の場合のサービス選定のポイントについてご紹介します。

1. 預ける物量に応じた柔軟な契約

これまで述べてきた課題を克服するサービスが必要となっています。すなわち、預ける物量の多寡に応じて、柔軟に契約を変更できるサービスです。契約の柔軟化は、全体コストに占める物品保管コストをある程度安定化させることができるでしょう。

2. 運搬も保管も廃棄も一社完結

運搬から保管、廃棄まで一社で完結型のサービスは、ユーザーが依頼をしてからスピーディに対応してもらえるので便利です。セキュリティ面においても一社完結型の方が信頼性が高いと言えるでしょう。

3. 一括サポート

複数支店で利用する可能性のある物品を管理する場合、一括で管理のうえ必要となった際にそれぞれの支店へ必要数を配送してくれるサービスがあります。支店ごとに保管場所を確保する必要がなくなり、費用削減につながる可能性も。

4.セキュリティ

機密情報を含む物品を預ける場合は、情報漏洩のリスクを考慮しなくてはなりません。物品を安全に預かってもらえるのか、セキュリティ体制を確認しておく必要があります。

特に法人の場合は、セキュリティ面を重視してサービスを選定しましょう。また、事前にサービスを利用した際の管理方法や出し入れ方法を想定したうえで選定すると良いでしょう。

上記の課題を解消してくれる、Stock Mamoru（ストックマモル）

ここでは、コロナ禍における物品管理の課題を解消する日本パープルの「Stock Mamoru」を紹介します。Stock Mamoruは、貸倉庫、トランクルームよりも安価・安全で、企業の希望に合わせた柔軟なサービスを提供しています。

• ポイント①　料金体系は保有面積分のみで、大型の物品にも対応
• ポイント②　物品の預け入れは専門スタッフが来社し梱包・配送
• ポイント③　物品を一つ一つ写真に取り、Web上へアップ。Web上で物品の管理や取り出し依頼を行うことが可能
• ポイント④　物品は24時間監視体制のある耐震施設で保管
• ポイント⑤　物品が不要となったら廃棄依頼が可能

さらに、Stock Mamoruでは、一括サポートで預けた物品を支店や店舗など希望先へ発送することができます。一時的な物品管理にお困りの担当者は一度相談してみてはいかがでしょうか。

コロナ禍における柔軟な物品管理には保管サービスが有効

企業は、コロナ禍における新しい働き方同様、物品管理においても柔軟に変化させていくことが求められています。著しい状況変化の中で、柔軟かつ安全に利用できる保管サービスは企業の課題を解消してくれるはずです。今回ご紹介した「Stock Mamoru」などを活用して、物品管理のあり方について見直していきましょう。