2018年1月10日お役立ち情報

重要書類も商品在庫もさらば！安心して保管を任せられるトランクルームサービスとは

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オフィス内を見渡すと、様々なものに囲まれながら仕事をしていることに気づかされます。しかし、その中にはできればオフィスには置いておきたくないものも目に付くのではないでしょうか。

今回は、そういった日常的にオフィスに置いておく必要はないが、捨てるわけにはいかないものを保管するトランクルームサービスの有効活用についてご紹介いたします。

そもそもトランクルームって?レンタル収納スペースとの違い

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トランクルームというと、レンタル収納スペースをイメージする人がいるかもしれませんが、正確にはその内容は異なります。簡単に言うと、トランクルームは物を安全かつ適切に保管・管理するサービスです。一方、レンタル収納スペースは物を保管するためのスペースを提供するサービス。ものを保管したいという目的は同じでも、そこには大きな違いがあります。

トランクルーム－業態は倉庫業者

トランクルームは、主に倉庫業者が営むものになります。特徴は、物品を預け保管を委託すること。契約形態は、寄託契約です。つまり、預けたものはその業者が責任をもって保管することになります。利用者はこの「保管」に対する対価を払うわけです。

したがって、何かしらの損害や破損が発生した場合、その業者に損害分を保証してもらうことができます。管理体制も適切かつ万全。逆に言うと、スペースをレンタルし、自由に使うことのできるレンタル収納スペースは、基本的に管理は自己責任ということになります。

レンタル収納スペース－業態は非倉庫業者

レンタル収納スペースは、多くは不動産会社が運営します。特徴は、物品を保管することのできるスペースを自由に使用できること。契約形態は不動産賃貸借契約です。つまり保管場所は提供しますが、その管理はしません。その保管場所に対して、利用料として対価を支払うわけです。つまり、保管や管理は利用者本人が行うことになります。

したがって、物品を預けて保管・管理を委託するトランクルームとは根本的に異なるサービスとなります。

文書から備品まで丸ごとお任せ！トランクルームの活用シーン

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オフィス家具・備品の管理

オフィスの移転や模様替えなどで、過不足が出てしまうのがオフィス家具や備品。椅子やデスクはもちろん、新しいサイズのプロジェクターやホワイトボードは、オフィスの物置においておくのには少し大きすぎます。

さらに段ボールなどに入れてしまうと、何がどこに入っているのかわからなくなってしまいます。しかし、トランクルームであれば保管しているものがデータとして残り、必要に応じて引き出せるため、余計な手間がかかりません。

機密情報の管理

トランクルームの最も大きなメリットの一つが、セキュリティが高いこと。企業が事業をしていれば、必然的に契約書や社外秘の文書がたくさん発生するものです。邪魔だとは言ってもすぐに破棄するわけにはいかないこれらの重要な書類でも、トランクルームなら安心してものを預けることができます。

商品在庫の管理

商品の在庫が想像以上に余ってしまったとき、オフィスにおいておくにも場所をとってしまいます。また、適切に管理しなければ商品が痛んでしまうかもしれません。そんな時でもトランクルームが役に立ちます。必要なときに引き出すことができるので、余計な手間と在庫ロスを削減できます。

どっちがお得？トランクルームとレンタル収納スペースの料金

トランクルームは規模や場所によってさまざまな料金設定があります。例えば、東京都内23区だと約1畳分で、月々約7000円～9000円が目安。1日あたりに換算すると約230円～300円です。

一方レンタル収納スペースは、場所と大きさによりますが、一般的にはトランクルームよりは安くなります。同じくらいのレンタル収納スペースだと、約4000円～5000円程度。トランクルームはレンタル収納スペースにはない付加価値がついているため、割高の料金設定となっています。

では、価格に見合ったメリットがあるのでしょうか。トランクルームは、物品を預けて保管を委託するため、セキュリティレベルが高いのが魅力。重要な機密情報・文書はもちろん、高価な備品やオフィス用品など、損傷・紛失したら困る物品も安心して任せることができます。会社においておくのは少し不安…。ということに頭を悩ませるのであれば、これはメリットです。

一方、荷物の出し入れには、一定の制限があります。例えば時間。荷物の引き出しおよび預け入れ時間が決まっている場合があります。この場合、緊急ですぐほしい！というときに、目的のものを引き出せないかもしれません。