新型コロナウイルス感染拡大の影響によるオフィス縮小で、オフィスの収納スペースが足りなくなった、荷物が増えて保管するスペースがない、といった悩みを抱えた企業向けサービス——例えばトランクルームやレンタル倉庫といったサービスが一般的になってきました。と同時に、サービスが多くありどれを選べば良いのか分からないといった声もよく聞こえてきます。

そこで今回は、用途やニーズ別にサービスを比較して解説します。自社の状況と照らし合わせて、サービス選びの参考にしてみてください。

書類？物品？預けるものによって変わる

まず、何を預けるかによって選ぶサービスが変わります。外部サービスを利用する前に、預けたいものの仕分けから始めてみましょう。ここでは、「書類を預ける場合」と「物品を預ける場合」に分けてご紹介します。

書類を預ける場合

書類保管でおすすめしたいのが、書類専用の保管サービスです。何でも預けられるトランクルームと違い、書類に特化した環境で預けることができます。多くのサービスで導入されているWeb管理システムによって、書類を一枚単位から登録しパソコン上で検索できるので、探す時間が短縮され業務効率化にもつながるでしょう。また、保管期限を設定しておくと、破棄漏れや管理漏れを防ぐことができます。

さらに、不要になった書類を業者が破棄してくれるサービスもあります。料金面ではトランクルーム利用時と比べて割安になる場合が多く、今注目を集めています。

書類を預ける際には、機密文書でなくとも社内情報が記載されていることを考慮して、セキュリティ対策が整備された保管先を選ぶことが大切です。

物品を預ける場合

物品を預ける場合、下記の3つの方法があります。

1. 近場のトランクルームを契約する

トランクルームとは、業者が保有する倉庫・場所を区切って複数の依頼者の荷物を保管するサービスです。国土交通省に登録している業者が運営しており、業者には荷物の保証義務があるため、利用者は安心感が得られます。運営会社によってサービス内容や料金体系も様々なものが存在するので、良く調べて利用しましょう。

2.レンタル倉庫を借りる

貸倉庫やレンタル収納など、様々な名称で営業されているのがレンタル倉庫です。預ける物品の量から検討して、借りる倉庫の大きさを決定します。

3.宅配型トランクルームに預ける

荷物を箱に詰めて宅配で送るだけという便利なサービスです。スマホから依頼ができるといった手軽さはありますが、荷物の発送には一般的な宅配業者を利用することも多く、法人で利用する際にはセキュリティ面で不安が残ります。

取り出す際にすぐに必要になるかどうかによって変わる

あらかじめ想定しておきたいのが、取り出す頻度。すぐに必要になることが多い場合とそうでない場合によっても選ぶサービス内容が変わります。ここでは賃貸借契約と委託契約に分けて考えましょう。

すぐに必要な場合（賃貸借契約）

荷物の出し入れが頻繁にあり、すぐに荷物が必要な場合は、賃貸借契約によって近隣のトランクルームを借りることが得策です。というのも、24時間好きな時に荷物の出し入れが可能だからです。しかしながら、都心部は相対的に単価が高い上に、すでに場所の供給が少ないことがデメリットとして挙げられます。また、自組織で管理をしておかないと、単なる物置と同じ類の位置付けとなり、探す手間が発生することもデメリットとして考慮されるべきでしょう。

すぐに必要ではない場合（委託契約）

荷物の出し入れの頻度が少なく、すぐに手元に送る必要のないことが多い場合、荷物保管サービスを提供する業者に依頼することが考えられます。賃貸借契約で自組織で管理する場合と違い、業者に管理を委託することができます。また、最近では管理システムを整えている業者も多く、便利になってきています。

ただ、出し入れの際に業者に依頼する必要があり、平均して1日〜3日ほどかかる場合が多いことがデメリットとして挙げられます。さらに、その際には手数料や送料が発生することが少なくないようです。

作業と金銭コストの観点

作業コストと金銭コストのどちらを重視するという観点で比較することも重要です。それぞれの事業に照らし合わせて検討しましょう。

作業量を減らしたい

できる限りコア業務以外の仕事量を抑えたいという企業には、荷物の保管を依頼する委託契約が望ましいでしょう。先述したように、最近整いつつあるシステムが整っている業者にお任せすることで、出し入れも楽にできます。

コストを減らしたい

コストを減らしたい場合は、やはり自組織で管理する賃貸借契約によるスペースのレンタルを検討するとよいでしょう。自身で管理する必要があるものの、コストを抑えることができます。

書類・物品保管における便利な機能を全て網羅したおすすめのサービス

今回は、セキュリティや管理システムなど便利な機能を揃えた2つのサービスをご紹介します。

書類専用保管庫「SHOKO」

万全のセキュリティ対策と便利なWebアプリがついた書類保管サービスです。

1.セキュリティ対策

• ・インシールド方式を採用した文書専用保管庫で映像監視を行い、書類を厳重に保管
• ・配送・回収はGPS搭載の完全密封車を使って機密保持適格審査に合格した限られたスタッフのみが対応
• ・保管期限満了後は自社処理施設にて安全に抹消

2.必要書類も迅速な出し入れが可能

• ・原本は15時までの依頼で翌営業日に配達可能
• ・PDF送信なら依頼から最短3時間で送付可能

3.サポート体制

• ・書類保管に必要なすべての機能を備えたWebアプリを無料で利用可能
• ・自社のアーカイブ体系を維持するため最適な保管方法を提案

4.オプションで、面倒な作業を代行

• おまかせプランなら書類の仕分けから箱詰め、ラベリング、台帳作成などの作業を代行

物品保管サービス「StockMAMORU（ストックマモル）」

ストックマモルは、専門スタッフが訪問＆配送してくれる物品保管サービスです。

◆預ける

• ・荷物の預け入れはスタッフが梱包～回収まで行ってくれるので準備にかかる手間が不要
• ・初期費用が無料で1日単位での契約が可能

◆見る

• ・預けている利用者の荷物をスタッフが写真で撮影・採寸し、専用アカウントに登録代行

◆送る

• ・Webで出し入れの申請ができ、配送先も指定可能

◆捨てる

• ・自社処理施設で機密物でも安全に処理

上記サービスを展開する株式会社日本パープルは、情報セキュリティマネジメントシステムやプライバシーマークを取得しており、利用企業は重要書類なども安心して預けることができます。また、大手警備会社が保管庫を24時間監視をしており、万全のセキュリティ体制が整っています。

自社のニーズに合った保管先選びを

オフィスの何をどのくらい預けたいかによって、選ぶサービスは変わります。サービスごとに特徴がありますので、セキュリティ対策や料金などを比較して自社に最適なものを選びましょう。今回ご紹介した2つのサービスは5,000社以上の取引実績を持つ保管サービスのプロですので、一度相談してみるのも良いかもしれません。

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