新型肺炎の流行が要因となり、全社的に在宅勤務へ移行する企業も増えてきました。在宅勤務は社員の通勤時間の削減や新型肺炎の感染抑制などの効果が見込まれる一方で、企業に新たな課題も生んでいます。

それがどのように打ち合わせや会議を行うのかという課題です。多くの社員が在宅勤務になると、意思疎通や意思統一に問題が生じかねません。

そこで今後活躍すると考えられるのがWeb会議です。ではWeb会議のメリットとデメリットについて見ていきましょう。

Web会議のメリット

Web会議にはどのようなメリットがあるのでしょうか。今回は4つ紹介します。

ネット環境のみで接続できる

通常の会議にはいろいろな手続きや準備が必要になります。まずは会議室を押さえ、資料を準備します。

会議室には机やイスがなければならず、ホワイトボードや筆記用具なども準備しなければならないかもしれません。

しかしWeb会議の場合には、会議室もホワイトボードなどは必要ありません。必要なのはネット環境のみです。

今ではほとんどの方が自宅でもネット環境を整えているため、自宅からでもWeb会議への参加が可能になっています。

後は各自のパソコンにWeb会議に使用するプログラムをダウンロードしておけば、いつでも誰とでもWeb会議の開催が可能になるのです。

企業のほとんども自社内にインターネット環境を整備しているため、Web会議のために新たにシステムを導入するなどの経費はかかりません。

場所を問わず柔軟に接続できる

さらにWeb会議の大きなメリットは、ネット環境さえあれば場所を問わないということです。

実際の会議の場合、当然ですが参加者すべてが同じ場所にいなければなりません。

すべての参加者が同じオフィスに勤務していればそれほど大きな問題になりませんが、いくつかのオフィスに参加者が散らばっている場合にはこの点がネックになります。

国内だけではなく国外にも拠点を持っている企業であれば、その国外拠点から参加者を呼ぶということは実質不可能です

。国内の地方都市に拠点があるケースでも課題はあります。たとえば遠方から参加者が来なければならないケースでは出張経費がかかります。

さらに移動時間には本来の業務が行えません。その点Web会議は、どこにいても会議に参加できるので業務の効率化と出張経費の削減が見込めます。

遠方の参加者も自分のオフィスや自宅からWeb会議に柔軟に参加できるため、本来の業務のほとんど影響を与えません。

移動にともなう体力的な疲れもなく、休日でもちょっと時間を取ってWeb会議にだけ参加するという形も可能です。時間もお金も、体力も節約できるのがWeb会議なのです。

相手の表情を見ながらのコミュニケーションが可能

Web会議多くの場合Web会議は複数の参加者とカメラを使って会話します。参加者それぞれの表情を見ながら話し合うことが可能となります。

会議ではその場の雰囲気や相手の表情、声の調子などを踏まえて議事を進めていくことが非常に重要です。

電話などとは異なり、Web会議ではそれらを通常の会議のように感じながら話し合いを行えるのです。

情報共有の迅速化

通常の会議ではあらかじめ資料がコピーされて置いてあり、それに基づいて話し合いが行われます。

途中でよい資料を見つけても、それを即時に共有することは難しいでしょう。

もし必要な資料があれば、会議終了後PDF形式でメール添付したり、印刷して共有したりするのが一般的です。

しかしWeb会議であればPDF形式の資料であれ、ウェブサイトのURLであれすぐに共有することができます。

こうしたメリットによってよりスピード感のある議事進行、より充実した話し合いが行えるでしょう。

Web会議のデメリット

これほど多くのメリットがあるWeb会議ですが、導入するにあたってデメリットについても理解しておく必要があります。

メリットとデメリットの両方を理解して初めて、自分の会社にWeb会議を導入する価値があるかどうかを判断できるからです。

ではWeb会議のデメリットについても考えてみましょう。

ツール・システムなどによってはうまくつながらない

Web会議の大きなデメリットとして挙げられるのは、ツールやシステムに詳しくない方には取り扱いが難しいということです。

Web会議は通常何らかのアプリケーションやプログラムをパソコンやタブレット、スマーフォンにダウンロードして行います。

したがって、ツールやシステムをある程度使いこなすことができないと、Web会議に参加することができないのです。

さらにシステム上の問題があるとWeb会議が行えないというデメリットもあります。

Web会議はネット環境に依存しているので、システム障害や停電などの思いもかけないトラブルが発生した場合には、何もできなくなってしまいます。

テレカンと比較して音声の質が悪いときがある

Web会議特にテレカンと比較すると音声の質が悪いと感じる場合があります。

テレカンはインターネット回線ではなく、電話回線を使うサービスが主流となっているので、音声の質が高いのが特徴です。

電話回線は世界各国できちんと整備されているため、国内のみならず国外の拠点とテレカンによって会議を行っても音声の質が高く、安定しています。

一方でWeb会議は回線が不安定だと参加者の音声が切れてしまったり、不明瞭だったりします。すると会議の進行が妨げられてしまったり、時間がかかりすぎてしまったりするのです。

これはWeb会議のこれからの課題といえるでしょう。

Web会議を導入してより効率的な業務を行う

Web会議には、時間や場所を選ばずに遠方の参加者も含めて会議を行えるというメリットがあります。

確かに最初はツールやアプリケーションのインストールなどてこずる部分があるかもしれません。しかし慣れてしまうと、非常に便利なツールです。

特に多くの参加者がいる場合、参加者が各地に散らばっている場合は享受できるメリットは大きいでしょう。

もちろんインターネット回線を使ってWeb会議を行う以上は、セキュリティ面での強化も重要なポイントです。