ITから食料品まで6つの事業を幅広く手掛ける
兼松株式会社は「電子・デバイス」「食品」「畜産」「食糧」「鉄鋼・素材・プラント」「車両・航空」と6つの事業を幅広く展開しています。その領域は「食卓から宇宙まで」と謳っており、それを支える企画部や営業経理部などの11部門があります。
今回は、書類保管サービス「SHOKO（ショコ）」を利用することになったきっかけや、利用後の感想を同社の担当である梶内様、中井様へお伺いしました。
導入商品・サービス
- 書類保管 SHOKO
移転をきっかけに文書の外部保管を検討
2022年ごろの移転をきっかけに書類保管のサービスを検討し始めました。
移転先のオフィス状況を考えた際、社内にある文書やすでに別倉庫に預けている書類をより安全で利便性の高い他の倉庫に預ける必要が生じました。そのときにシステムがないと厳しいという話が挙がりました。当時は文書を管理するシステムが入っておらず、書類を預けている倉庫から預け入れや取り出しの依頼をするときにハンコでの承認が必要でした。紙を使わずよりスマートに管理ができるシステムが入れば、ハンコを持ってくる手間もなく管理がしやすくなることが利点だと感じました。
元々各部署での管理方法は紙やExcelなどバラバラだったので、そこを統一したい意図もありましたね。
システムと輸送の体制が決め手に
先ほどお話ししたシステムのところが大きな決め手でした。預け入れ、取り出し、廃棄の依頼がシステム上で完結することに加え、ハンコに代わる依頼承認機能もあります。また、輸送の体制ももう一つの決め手です。輸送するときには専用ツールに入れて全部持って行っていただけることに安心していますね。
過去利用していたサービスでは、保存箱を直接台車に乗せて持って行くこともありました。万が一、書類が落下し、飛散してしまうと紛失や漏えいのリスクがあります。SHOKOならその心配もなく持って行ってもらえるのでありがたいです。
セキュリティやBCPの面でも安心
Webシステムですべてを管理するようになり、これまでかかっていた書類管理のコストは大幅削減できたと感じています。セキュリティやBCPの面でも安心して利用できています。日本パープルさんの保管庫を直接視察しましたが、堅牢な保管施設が関東の内陸部に位置していることで災害リスクも低く、ハード、ソフト両面で信頼できると感じました。
許認可や契約書関連の管理方法について検討を進める
各グループ会社が取得している許認可情報や、契約書などの管理に課題があります。グループ一体経営を掲げているなかで、情報集約をしていくことが必要だと感じますね。
また、総務はなかなか人を増やせず、経費削減・業務効率のどちらもやっていかないといけない状況です。そのなかでDX化を進めていきたいとも考えています。
