合併にあたり個人情報の取り扱い方法を検討。20年越えのお付き合いに

当時会社合併の話が出たときに、個人情報の取り扱いを明確化しないといけないことが課題として上がっていました。社内での個人情報の取り扱い方や漏えいの問題に対して何かをしないといけない。そう考えたときに、事業者を探す方針に決定したことがきっかけです。

「できるだけ近くにあり、何かあったときにすぐやり取りができる会社」を基準に探していた際、日本パープル様を知りました。弊社からも近い場所にあって、まず保管施設や処理施設の見学したり説明を受けたという流れです。ノウハウが分からない中で、親身に相談に乗ってもらえたのが印象的でした。

実際に現場を見て、しっかり管理がされていることや会社からの近さに安心し、2001年ごろに正式な契約をしています。今では20年を超えるお付き合いになりました。

親身な対応と個人情報の取り扱いに対する意識の高さが決め手

日本パープル様は早くからISOの取得もしていて、ただ書類を保管するだけではなく個人情報について意識を持って取り扱っていることを感じていました。安心して個人情報をお任せできる企業だと思えたのが決め手ですね。

処理施設の見学会やセキュリティを学ぶ研修など、日程調整が難しい中でも教育の一環に協力してもらえたこともありがたかったです。GPSを搭載したトラックも利用されていて、各スタッフへのセキュリティ部門での評価も高く、社内教育も徹底されていると感じました。書類を粗雑に扱われる心配もしていません。

広域で使っていても確認しやすい「見える化」が安心

保管情報の登録に誤りがあった場合でもスタッフがすぐ確認できるような「見える化」がされていて、広域で使っていても安心です。スムーズに運用できていると感じています。期限切れ書類の機密処理の作業時間をほかの業務に充てられますし、スタッフ自身の個人情報取り扱いに対する意識も高まりました。

また、新たに倉庫を借りる必要がない点や、耐震設備が万全なところも評価しています。厳重に保管がされていることで、社内に個人情報の入った書類を置いておくよりも気を使うことなく預けられる状況ですね。

書類管理の方法をM＆Aの提案の１つに

M＆Aは積極的にアンテナを張っていこうと考えています。合併先の会社と関係を築いていくうえで書類管理の方法や配置ルールのバラつきなどがあれば、SHOKOの提案もしていきたいですね。

また、会議や重要な取引のときはTeamsを使い、資料のやり取りは引き続きペーパーレスで行っていこうと思っています。薬局店舗内で発生する書類や処方箋の電子化はこれから準備を進めていく予定です。