日本社会のITインフラの発展に貢献する
株式会社ビー・エス・デーインフォメーションテクノロジーは、2019年9月に大正元年創業の歴史を持つ『文祥堂』から情報通信事業を分社化し、IT専業の会社としてスタートした。文祥堂時代より30年以上にわたり、主に公共分野を中心に事業を展開している。高い技術力を持つ多数パートナー企業各社と一体となり、常にお客様に寄り添いながら公共から産業・民間までＩＣＴソリューションによりデジタル社会の実現（発展）を支える企業を目指している。
今回は、契約管理DX「ConPass（コンパス）」の導入に至った背景、導入後の効果などについて話を伺った。
導入商品・サービス
- 契約書管理 ConPass
契約書閲覧の手間の声をきっかけに検討を開始
また、それまで発生していた問題点や課題をお聞かせください。
会社組織の変更をきっかけに数年ほど前から営業支援プロジェクトを立ち上げました。
営業力強化のために管理本部側からできる支援は何か？という切り口でまずは、営業にヒアリングをしました。その際に契約書業務に課題があることがわかりました。
コロナ禍においてリモートワークを推進していましたが、営業が契約書を確認する際に、出社しないといけないという状態でした。また、社内のキャビネットに保管されているだけだったので、紛失のリスクもありましたね。
「リーガルテック」という切り口で展示会に参加し、幅広く情報収集をしました。そういった情報収集をしているなか、元々「保護くん」や「書類保管サービス」で取引のあった日本パープルからConPassのご紹介があり、検討を進めることになりました。
システムだけではなく、周辺業務の依頼ができること、手厚いサポートが導入の決め手に
官公庁との取引がある以上どうしても紙の契約書が発生する中で、あまりマッチするサービスがなかったのが正直なところです。ConPassなら、原本の保管もセットでできるという点で自社課題とマッチすると考えました。また、検討段階におけるサポートにおいても心強く、サービス導入後も手厚いサポートを得られると感じました。
導入から社内定着までの道筋を資料化してもらったことがありがたかったですね。また社内の承認を得る際に、費用対効果をどのように算出すべきかわからなかったのですが、その点についてもわかりやすく資料にまとめて頂きました。また、経営層目線での課題整理について助言頂いた点も大変助かりました。
契約書の閲覧効率が向上、社内での管理工数を大幅削減
出社しなくても契約書を確認できるようになったことが一番の効果です。営業だけではなく、プロジェクト先常駐の社員についても契約書を確認していることがわかり、そこは導入してみてわかった副次的効果ですね。契約書を検索する際にも、契約書本文中の特定キーワードで検索できるのがとても効率的です。
キャビネットで整理する、スキャンしてアップロードするという業務を社内で実施しようとすると、とても労力がかかります。そこを丸投げできるのは、とても助かっていますね。
契約書管理のコストを最小限に抑えられていると実感しています。
日本パープルさんにスキャンを依頼し、スキャン完了後、自動の完了通知があると良いと思います。
現在は、締結した契約書の管理を中心に運用していますが、契約業務全体をConPassで対応できるようにしていきたいと考えています。
