情報システム基盤の構築・導入・運用・保守を手掛ける。官公庁・公共機関向けに強み
株式会社ビー・エス・デーインフォメーションテクノロジーは、2019年9月に大正元年創業の歴史を持つ『文祥堂』から情報通信事業を分社化し、IT専業の会社としてスタートした。文祥堂時代より30年以上にわたり、主に公共分野を中心に事業を展開している。高い技術力を持つ多数パートナー企業各社と一体となり、常にお客様に寄り添いながら公共から産業・民間までＩＣＴソリューションによりデジタル社会の実現（発展）を支える企業を目指している。
分社化のタイミングで、独自で書類管理する必要が生じ、セキュリティを担保すべくSHOKOを採用。SHOKOを導入するに至った背景や決め手、実際にSHOKOを利用したことによる変化について、同社の管理本部副部長の高橋 真一郎 様に伺った。
導入商品・サービス
- 書類保管 SHOKO
分社化に伴い書類の独自管理が必要。セキュリティの担保を求めていた
2019年9月に親会社である株式会社文祥堂から情報通信事業を分社化し、弊社としての事業を開始しました。その際、自社で文書を管理することになり、我々ならではの観点で管理することに重きを置きました。官公庁関連のプロジェクトに携わることも多く、その特性上、コストよりもセキュリティの担保を求めていたという背景があります。
搬送・保管フェーズでのセキュリティレベルなど、いくつかの分析軸で比較検討した
2社を比較検討しました。そのうち、日本パープルさんは機密回収ボックス「保護くん」を利用させていただいていたご縁もあり、候補の1社でした。いろんな分析軸で総合的に2社を比較したのを覚えています。
我々はセキュリティを最も重要視していたので、搬送と保管段階に分け、各フェーズにおける2社のセキュリティレベルを比較しました。搬送については、SHOKOは現金輸送車と同等のセキュリティを担保するという完全密封車でしたが、他社は通常のワンボックス仕様でした。倉庫そのもののセキュリティも高いと判断しました。我々が管理し得ないフェーズのセキュリティを確保できると判断し、SHOKOを利用させていただくことになりました。加えて、ワンパレット単位での課金で、コストも他社と比較してリーズナブルです。
格段にセキュリティレベルが上がった
まず、格段にセキュリティレベルが上がりましたね。
業務効率も上がっています。例えば保存期間を迎えた文書の廃棄についても、導入前までは原始的な管理をしていました。Excelで紙とリストを照合し、廃棄依頼するという管理形態だったのです。それが、基本的には総務で一元的に管理して、処理の依頼ができるようになり、とても便利になりました。
現状、あまり書類の出し入れはありませんが、専用のウェブシステムはシンプルなので、利用するタイミングでの出庫や入庫の依頼もスムーズに行うことができます。廃棄処理などの操作についても迷うことなくできていますね。
また、本社以外の事業所からも書類を預けることができます。先日これができるかどうかわからなかったため、チャット窓口で問い合わせをしましたが、すぐに応えてくれて助かりました。
ペーパーレスに向け、徐々にワークフロー化している
これまで、社内でペーパーレスの取り組みを大々的に実施していませんでしたが、SDGsなどの潮流も受けて、少しずつワークフロー化を進めています。官公庁系プロジェクトでは紙は残るかもしれませんが、少しずつ減らしていく方向です。
