新型コロナウイルス感染症を受け、リモートワークを推進するためにオフィスを移転

弊社は、新型コロナウイルス感染症拡大を機に、それまでの出社型からリモートワークを導入し、結果働きやすさや生産性が向上しました。これを受け、2022年にアフターコロナを見据えて、リモートワークを継続するという判断をいたしました。

コロナ禍前のオフィスでは、社員1名あたり1デスク持つようなレイアウトで構成されていまして、加えて社員がくつろぐためのリフレッシュルームやバーカウンターを設置しておりました。その後、2022年8月にリモートワーク中心の働き方を推進するために、オフィスを移転することになりました。そのタイミングで、リモートワークを継続することを前提として、SHOKOとStock MAMORUを導入したのです。

セキュリティ・コストに加え、書類移転をおまかせできるサービスが決め手

Stock MAMORU（こちらにインタビュー記載）とSHOKOを同時に検討し、先にSHOKOの導入を決定しました。社内に大量の書類が保管されており、それを新オフィスに持っていったとしても、本当に会社に置いておく必要があるのか。法令上の保管期間を守らなければならないが、リモートワークメインとなる中で社内にスペースを設けることが妥当なのか。こういった議論が出た際、外部書類保管サービスの存在を知り、何社か比較したのです。

SHOKOについては、書類保管に特化したサービスで、ただ預けられるだけではなくて、倉庫の書類のPDF化や廃棄処理を柔軟に依頼できること、機密文書を預けるためセキュリティの信頼度が高いこと、コストについても業界内でも安価であることなど、総合的に見て導入を決めさせていただきました。

それらのなかでも特にPDF化してくれるサービスが決め手となりました。原本保管と配送は他社でも当然可能ですが、預けた書類が必要になった際に即時で閲覧できるのかという点を弊社は重視しましたね。配送はできるがPDF化はできないとなれば、出社して送られてきた書類を探して段ボールを開けてPDFにして、という作業が発生するため、リモート化の妨げになってしまいます。

もう一つ決め手となったのが、「おまかせプラン」です。梱包やファイリング、書類リストづくりなどを全部おまかせできることが魅力的でした。移転に向けて必要な対応が多いなかで、この部分をまるっとお任せできるサービスはとても助かりました。

「本当に導入して良かった」コミュニーケーションや柔軟性、システム操作性がメリット

とても満足しています。安価に利用できることはもちろん、保管や配送の方法まで柔軟に対応していただいている点がメリットです。システムの操作性についても、配送をお願いしたい時にオンライン上でスムーズに申請ができ、まさにECサイトと同じような感覚で簡単にできることがありがたい点です。
 
先ほどお話ししたPDF化については実際に必要な場面は少ないのですが、初めて利用する際、今後どういうものが必要になるかわからなかったり、すぐに書類を見る必要があるシーンが発生する可能性があるなど、将来的なニーズに対応いただけるとわかっているのは安心感につながっています。
 
また、おまかせプランについてもとても満足しています。移転当日私と経理担当が同席しましたが、弊社の指示を的確に汲みスムーズにご対応いただいたので、助かりました。作業前には、日本パープルさんの担当の方に相談させていただき、整理方法などのアドバイスを貰いました。さすがプロだなと思った瞬間でした。
 
運搬時にセキュリティ車輌を使った運搬を実施していたことについてはあまり気づかなかったのですが、セキュリティがしっかりしていることも安心できる点です。

新たなロケーションへのサイネージ展開を進めながら幅広いニーズにこたえる動画広告配信プラットフォームを構築

事業においては、新たなロケーションへのサイネージ展開を進めながら幅広いニーズに応える動画広告配信プラットフォームを構築していきたいと思います。

働き方としてはリモートワークを推進しつつ、出社スタイルも混在させていき、それぞれの良い点を活かしていきたいと考えています。