空調業界英文専門誌の出版
株式会社ジアン様は空調関係をテーマとした業界専門誌「JARN Magazine」を英文で出版する。同誌は、世界の空調や冷凍等の情報に特化して発信しており、本テーマの英文での発行者としては国内で唯一。年間購読が基本で、一般には出回っていない媒体だ。定期的に展示会（特に海外）へ出展し、リアルな場での発信活動も行う。
今回は、同社が書類保管サービス「SHOKO（ショコ）」を導入するに至った背景や決め手、実際にSHOKOを利用したことによる変化について、制作部の小林佳介様に伺った。
導入商品・サービス
- 書類保管 SHOKO
過去の膨大なバックナンバーと経理書類を長期保管するスペースがなかった
それまで発生していた問題点や課題をお聞かせください。
現在、保存用として弊社発行の過去のバックナンバーと経理書類を保管しているのですが、これらを長期にわたり保管できるスペースがなかったことが課題でした。
弊社では50年以上専門誌を発行しており、その量も膨大です。過去記事や広告主の確認のために、オフィスで古いバックナンバーを1冊ずつファイリングし、いつでも見れるように保管しているのですが、紙なので確認が増えると経年劣化します。特に古いバックナンバーには電子データがありません。かといって、スキャンニングするにも数が多いので、保存用として1号につき10冊を保管することにしており、そのスペースが必要でした。
経理書類については、効率性の観点から経理の担当者が倉庫へ赴くことはなく、私が物品の入出庫に倉庫へ足を運ぶ際に経理書類も一緒に取りに行っていました。ただ、担当外の私ではその文書がどれか特定できないことも多かったのです。
物品保管と書類保管を同時に1つの会社へ依頼できることが管理上プラスに
2016年にSHOKOを採用させていただきました。物品保管と書類保管を1つの会社（日本パープル）で担当していただくことになり、外部委託の管理が1社完結で効率的だったことが決め手だったと認識しています。
また、（上述の）課題として挙げた経理書類の入出庫について社内連携が必要な点についても解消できると考えました。
バックナンバーの保管環境を確保
バックナンバーは保存版という性質を持つため、保管にまつわる環境も整える必要があります。たとえば、運び出しの日が雨で、雑誌や書類が濡れることは避けなければなりません。適切に保管するという観点からすると、可能な限り良い保管環境を確保したかったのですが、今ではそれが実現できています。
また、（上述の）経理書類の入出庫の課題に関しても、今では経理担当者が直接管理できるので、必要になった際の持ち運びも楽になっております。
さらに、保管をお願いする前提でオフィス移転をし、スペースを狭くしたこともあり、賃料削減の点でもプラスになっています。
ペーパーレス化を意識しつつも、紙は残る
昨今の出版業界の流れを受け、弊社もウェブやebookに注力している状況です。やはり、紙媒体よりも電子媒体のほうがコストが抑えられるという理由もございます。
社長の方針により社内のペーパーレス化を推進していますが、海外顧客との契約書はどうしても紙で締結することが慣習として残っていて、当面紙は残るかと思います。そういった観点からも引き続きサービスを利用させていただきたいと考えております。
