本社移転をきっかけに保管資料の廃棄が課題に

昭和の時代から使用していた本社ビルを離れ、2022年9月に、新しいオフィスへ移転することが決まっていました。移転をきっかけに、資料の電子化を大きく推進することになり、保管していた大量の書類を廃棄する必要がありました。しかも機密書類も多く、まとめて業者の方にお渡しするのも限界があり、一方、シュレッダーでの処分も難しい状況でした。
 
そこで非常に高いセキュリティ保護が可能な、日本パープルさんの保護（まもる）くんの利用を検討した、というのが経緯ですね。

柔軟な対応と万全のサポート体制が大きな決め手

実際にオフィス移転の時期になると、予想通り大量の書類を廃棄する必要が出てきました。保護（まもる）くんは通常、1ヶ月に1回の交換ルーティンになっているのですが、それではまったく追いつかないほどです。移転の1週間前くらいには、保護（まもる）くんを設置しても1時間で満タンになる状態でした。

そんな状況の中、日本パープルさんに連絡すると、イレギュラーな交換にも対応いただいたり、その際に予備の保護くんを用意してくださったりと柔軟な対応を受けられました。そういうサポート体制に非常に助けられたのと、しっかりとしたサービスを行えるだけの安定した輸送力が確保されている点が、本格的な導入を決める要因となりました。

シュレッダーにかかる時間や手間の削減とペーパーレスな職場作りに成功

保護（まもる）くんを利用して、従業員が紙の書類をシュレッダーにかける手間や時間を削減できるのは、大きなメリットですね。シュレッダーはゴミも出ますし、目詰まりやゴミ袋の交換などの手間もかかりますから。従業員からも、保護（まもる）くんは「便利なもの」として受け入れられています。このオフィスで新しく勤務する社員からも「目立つのでどこにあるのか分かりやすい」「書類を入れやすい」と、好反応ですね。
 
運用を管理する部門としては、Webサイトで交換時期や交換台数が把握できる点や、変更の依頼ができる点が非常に便利だと感じています。
 
新オフィスのペーパーレス化にも、保護（まもる）くんは大きく貢献しています。現在のオフィスには、1人あたり0.3fm（ファイルメーター）のキャビネットしか用意していませんが、移転から2年経った今もオフィスが紙の書類であふれてしまう状態にはなっていません。これまで不要な書類を、まずはキャビネットで保管するのが当たり前でしたが、現在は保護（まもる）くんに投入するのが早くて簡単。本当に必要な書類だけをキャビネットに保管できる好循環が、保護（まもる）くんのおかげで生まれたわけです。

保護くんで職場環境の改善と生産性向上を実現したい

保護（まもる）くんの導入で、シュレッダーを利用していた時代よりも職場環境が改善したと感じています。シュレッダーはゴミだけではなく音も出ますし、管理の手間もかかりますので。
 
また職場がフリーアドレスになって、個人の書類を保管するスペースも少なくなりました。しかし、それで働きにくい職場環境になってしまっては意味がありません。保護（まもる）くんのような安全安心で従業員の省力化につながるものを活用して、今後はより働きやすく生産性の高い、快適な職場環境の維持、向上を実現していきたいと考えています。