シュレッダーでの裁断に課題があり、エビデンスが取れる機密処理を求めていた

導入前の当時、機密情報を自社で管理することに限界がありました。現行の体制になる前からお客様の情報管理を徹底していましたが、よりエビデンスが取れるような機密処理を求めていました。

また、各拠点ではシュレッダーで機密文書を処理していたので、裁断するのに時間がかかり、結果書類をデスクなどに溜めてしまうということもありました。そのため、ボックス型の採用を検討しました。

「気軽さ」と「確実性」で選定

ディーラーという業態のため、個人情報が含まれる書類が多いという特徴がございます。保護くんがあれば入れてしまえばおしまいという「気軽さ」と、機密処理抹消の「確実性」で選定させていただきました。

以前より外部保管施設で文書管理をしており、期限切れの文書はその施設に廃棄をお願いしていました。ですので、各拠点で発生した機密文書を梱包して施設に送付すれば溶解処理してくれるのですが、梱包の手間などがかかります。今では、拠点で発生する機密文書の処理は保護くんで完結するようになっています。

個人情報を保護するには、書類を廃棄する際の気軽さが重要だと思っております。ボックス内の書類が溜まったら集荷に来てくれるのもありがたいサービスです。

オフィス環境改善に向けて、行動を起こしてもらうためのツール

書類は、処分するのに手間がかかればかかるほど積んでいかれますよね。保護くんがあると、スタッフに「廃棄する機密書類は保護くんへ」と誘導するだけで良いので、オフィス環境改善にも役立っています。行動を起こしてもらうためのツールとしても助かっています。

機密抹消の担当者という立場から見ても、頻繁に回収をお願いする必要がないことがメリットです。ボックスに廃棄書類をある程度溜めたタイミングで回収に来ていただけるのはありがたい点だと感じております。

さらに、保護くんによって紙がリサイクルされているという点は、弊社が取得しているエコマークにおけるアピールポイントとしてもプラスになっています。

2025年春にショールームをリニューアルオープン

車に対するお客様の認識が変わっていくなか、お客様とその生活に寄り添い続けながら、サービスの質を高めていきたいと考えております。

今、BMWは変革期を迎えており、CI（コーポレート・アイデンティティ）のリニューアル作業中です。2025年春に新しいCIでショールームをリニューアルオープンする予定です。ぜひお立ち寄りいただければ嬉しく思います。