課題

１. 雇用契約書の届出業務の効率化

雇用契約書管理について、８各拠点のうち、東は本社、新宿事務所、西は大阪事業所の３拠点で保管・管理。
毎月入退社の手続き等で雇用契約書のやり取りが発生するが、そのたび各事業所と、管理事業所とでFAX、メール、原本取り寄せなど業務が頻繁に発生。それらの業務の効率化を模索していた。

２. 確認業務の短縮

書類確認の際、都度、原本を取り出していたため、送付対応、再保管が発生し、時間がかかっていた。

３. 紛失リスクの抑制

書面確認の際に、原本を抜出して確認していたため確認の度に取り出され、紛失のリスクがあった。

ご提案

１. 契約書をPDFデータ化、システムで一括管理

確認したい人事情報をすぐにデータで確認できる環境を構築。(届出業務の効率化、作業工数の削減
これまでたまっていた雇用契約書のデータ化と、システムアップロードを日本パープルが代行。
定常的に発生する雇用契約書は都度お客様で実施 。システム上で人事情報を、原本を持ち出さず、すぐに閲覧可能。(紛失リスク軽減）

２. 契約書管理項目をカスタマイズ設計

システムで管理する文書管理項目をお客様とお打合せの上で設計。今後の運用も踏まえ、入力しやすい管理項目を設計。（業務効率改善）

３. 閲覧権限設定で機密性を担保

人事情報を管理する本社人事部門は、すべての対象者の雇用契約書について閲覧、編集権限をもち、各事業所の管理者は自身の事業所のみ閲覧できるようにするなど、閲覧権限を設定。(機密性の担保)

サービス導入までの流れ

• 書類管理方法ヒアリング（検索管理項目等）
• 雇用契約書データ化の仕様要望ヒアリング
• MAMORU ONE(旧サービス名：e-保管サービス)へ文書管理項目を設定（日本パープルとお客様協議の上決定）
• 雇用契約書スキャニング（日本パープル）
• 雇用契約書のデータベース登録（日本パープル）
• 運用更新（お客様）

※電子化スキャニング作業はオンサイト業務にて実施。（センシティブ情報のため）

導入効果

入退社時の届出業務効率化、確認時間短縮、管理体制強化を実現。
業務に必要な情報を即座に確認できる環境になったことで、大幅な業務効率化に繋がった。

今後の展開

雇用契約書だけでなく、他の人事関係書類についてもシステム化を目指していきたい。