文書管理システム

背景

• 会社合併に伴い、それぞれの会社で行っていた社外保管のルールを統一化する必要があった。
• 社内文書は文書管理台帳で各部署が管理、社外に預ける文書は、文書保存箱に格納した後、
  社外保管サービスの窓口部署が一括で管理し、保存箱単位で管理簿を作っていた。
• 文書保存箱に格納した文書のデータが各部署と窓口部署で重複し、管理番号もそれぞれ独自の番号で管理していたため、文書データの連携が困難だった。
• 監査に於いても、廃棄が適切に実施されていないことが指摘され、ルールを見直す必要があった。

課題

• 文書管理台帳と社外保管の管理簿を統合し、一元管理したい。
• EXCELだと属人化してしまうので、専用のシステムを利用したい。
• 廃棄のルールも見直し、定期的な文書廃棄をすすめたい。
• 監査における改善要求にも対応したい。

当社のご提案

• 社内にある書類は書類単位で、社外に預ける時には保存箱単位で管理ができる、
  「MAMORU ONE(旧サービス名：e-保管サービス)」をご提案。
• まずは、それまで委託していた倉庫会社様から当社へ預け替えをして頂くにあたり、
  当社の管理体制、セキュリティ体制などを、実際に倉庫をご視察して頂き、ご確認頂いた。
• その上で預け替え実施。約400箱の現物の移管はもとより、それまでの倉庫会社様で使っていた 
  管理データも、全て当社のシステムMAMORU ONE(旧サービス名：e-保管サービス)に入れ直し倉庫をご利用頂く、
  という最低限のスタートに立つ。
• 倉庫の運用に慣れて頂いた上で、次に、社内書類に着手。
• それまで使っていたEXCELの管理表を、当社のシステムMAMORU ONE(旧サービス名：e-保管サービス)に入れ込む為に、
  システム上の様々なカスタマイズを行い、「専用の使用感」を構築。
• EXCELの管理表にあった約4,000件の書類情報を、
  全て当社のシステムMAMORU ONE(旧サービス名：e-保管サービス)に入れ込む。
• 当システムをご利用頂く上でのID作成に於いて、閲覧制限を設ける等、ご利用環境の整備も当社が対応。
• 総務部様で試験運用を経て、全部署様へ展開。システム稼働開始。
• このシステムを使って、実際に棚卸しを実施。それまで使っていたEXCELのデータが 
  全てシステム内に入っていて、移行後もスムーズに業務を行えたことが従業員様から好印象をいただいた。

当社のご提案

• 本システムでは、文書管理台帳としての機能だけでなく、 　
  該当書類に電子データ（PDF）をアップロードし、紐づけて管理する事が可能。
• この機能を活用し、現状、別管理をしているPDFデータについても、 本システム内で一元管理をする事を検討している。