文書管理システム

＜背景＞

• 人事情報管理(8拠点,約1,000名分)の業務効率改善
  異なる拠点間で雇用契約書管理を行っていたが、各事業所とのやりとりの作業が頻繁に発生していて効率化させたかった。

＜課題＞

１. 雇用契約書の届出業務の効率化

• 雇用契約書管理について、８各拠点のうち、東は本社、新宿事務所、西は大阪事業所の３拠点で保管・管理。
  毎月入退社の手続き等で雇用契約書のやり取りが発生するが、そのたび各事業所と、管理事業所とでFAX、メール、原本取り寄せなど業務が頻繁に発生。それらの業務の効率化を模索していた。

２. 確認業務の短縮

• 書類確認の際、都度、原本を取り出していたため、送付対応、再保管が発生し、時間がかかっていた。

３. 紛失リスクの抑制

• 書面確認の際に、原本を抜出して確認していたため確認の度に取り出され、紛失のリスクがあった。

＜ご提案＞

MAMORU ONE(旧サービス名：e-保管サービス)を利用した契約書管理方法の構築

①契約書をPDFデータ化、システムで一括管理

• 確認したい人事情報をすぐにデータで確認できる環境を構築。(届出業務の効率化、作業工数の削減)
  これまでたまっていた雇用契約書のデータ化と、システムアップロードを日本パープルが代行。
  定常的に発生する雇用契約書は都度お客様で実施 。システム上で人事情報を、原本を持ち出さず、すぐに閲覧可能。(紛失リスク軽減）

②契約書管理項目をカスタマイズ設計

• システムで管理する文書管理項目をお客様とお打合せの上で設計。今後の運用も踏まえ、入力しやすい管理項目を設計。（業務効率改善）

③閲覧権限設定で機密性を担保

• 人事情報を管理する本社人事部門は、すべての対象者の雇用契約書について閲覧、編集権限をもち、各事業所の管理者は自身の事業所のみ閲覧できるようにするなど、閲覧権限を設定。(機密性の担保)

＜サービス導入までの流れ＞

• 書類管理方法ヒアリング（検索管理項目等）
• 雇用契約書データ化の仕様要望ヒアリング
• MAMORU ONE(旧サービス名：e-保管サービス)へ文書管理項目を設定（日本パープルとお客様協議の上決定）
• 雇用契約書スキャニング（日本パープル）
• 雇用契約書のデータベース登録（日本パープル）
• 運用更新（お客様）

※電子化スキャニング作業はオンサイト業務にて実施。（センシティブ情報のため）

＜導入効果＞

• 入退社時の届出業務効率化、確認時間短縮、管理体制強化を実現。
  業務に必要な情報を即座に確認できる環境になったことで、大幅な業務効率化に繋がった。

＜今後の展開＞

• 雇用契約書だけでなく、他の人事関係書類についてもシステム化を目指していきたい。